Muutokset hankkeen tai toiminnan toteuttamisessa
Hanketta tai toimintaa tulee toteuttaa tukipäätöksen liitteenä olevan suunnitelman ja talousarvion mukaisesti. Hanketta tai toimintaa toteutettaessa saattaa kuitenkin tulla eteen tilanteita, joissa alkuperäisestä suunnitelmasta olisi syystä tai toisesta poikettava. Tyypillisiä hankesuunnitelmaan liittyviä muutostarpeita ovat esimerkiksi hankkeen toimikauden jatkaminen sekä muutokset tai lisäykset hankkeen toimintoihin tai talousarviossa eriteltyihin kustannuksiin.
Merkittävät muutokset edellyttävät aina muutoshakemusta ja tukipäätöksen muuttamista. Jos hanketoteuttaja on epävarma muutoshakemuksen tarpeesta, asia kannattaa varmistaa etukäteen vastuuviranomaiselta. Muutostarpeet ja -hakemukset on käsiteltävä myös hankkeen ohjausryhmässä ennen muutoshakemuksen jättämistä vastuuviranomaiselle.
Kuten hankkeelle tehty alkuperäinen tukipäätös, myös siihen tehtävät muutokset tehdään kirjallisina päätöksinä. Muutetun suunnitelman tulee edelleen täyttää tuen myöntämiselle alun perin asetetut edellytykset, eli mitään hankkeen alkuperäistä luonnetta tai tavoitteita merkittävästi muuttavia muutoshakemuksia ei voida hyväksyä. Kustannusten tukikelpoisuuden edellytyksenä on, että tukipäätöksen muutoshakemus toimitetaan vastuuviranomaiselle ennen muutosten toteuttamista ja ennen kuin muutoksesta aiheutuvat kustannukset ovat syntyneet.
Tukipäätöksen muutoshakemuksen lomakkeen löydät Tuen saajalle -sivulta.
Kertakorvauksella rahoitetun hankkeen tai toiminnan muuttaminen on mahdollista vain toteuttamisajan osalta.
Lisätietoja muutoksista on löydettävissä hallinnointioppaasta.
Maksatuksen hakeminen
Maksatusten hakemisella tarkoitetaan maksatukseen liittyvien tietojen toimittamisen lisäksi raportointia hankkeen tai toiminnan etenemisestä, tavoitteiden ja tulosten toteutumisesta sekä taloudenseurantatietojen ja muiden tarvittavien liitteiden ja asiakirjojen toimittamista.
Maksatukset maksetaan pääsääntöisesti toteutuneiden kustannusten perusteella. Ennakkoa myönnetään hankkeille vain poikkeuksellisesti.
Maksatushakemus liitteineen toimitetaan vastuuviranomaiselle pääsääntöisesti kaksi kertaa vuodessa. Alla olevassa taulukossa on yksilöity maksatushakemusten toimittamisen määräajat sekä maksatushakemukseen sisällytettävien kustannusten ajanjaksot.
Kustannukset jaksolta |
Maksatushakemuksen toimittaminen |
| 1.1.–30.6. | 15.8.N |
| 1.7–31.12.N | 15.2.N+1 |
| loppumaksatushakemus | 2 kk hankkeen päättymisen jälkeen |
Maksatushakemus pitää toimittaa määräaikaan mennessä. Myöhässä toimitettuja maksatushakemuksia ei käsitellä.
Maksatushakemuksessa on raportoitava hankkeen etenemisestä ja kustannuksista sekä tuloista. Raportoitujen kustannusten yhteys kirjanpitoon tulee käydä selvästi ilmi. Maksatushakemukseen on liitettävä hankkeen pääkirjaraportti ja muu tarvittava aineisto, jonka perusteella hankkeen kustannukset ja tulot voidaan todentaa.
Hankkeissa, joissa tuki maksetaan kertakorvauksena, maksatus perustuu saavutettuihin tuloksiin. Maksatushakemuksessa on raportoitava hankkeen etenemisestä ja tuloksista. Tämän lisäksi on toimitettava muut tarvittavat asiakirjat, joista voidaan todentaa hankkeen tulosten ja toimenpiteiden toteutuminen.
Maksatusta haetaan EUSA-järjestelmän kautta.
Tarkastukset ja valvonta
Sisäasioiden rahastot kuuluvat jaetun hallinnoinnin piiriin, jolloin hallinnointivastuu on jaettu jäsenvaltion ja Euroopan komission kesken. Velvollisuudet ja oikeudet tehdä tarkastuksia on määritelty Euroopan unionin sisäasioiden rahastoja koskevassa horisontaaliasetuksessa. Tämän asetuksen lisäksi tarkastuksista säännellään tarkemmin komission antamissa säädöksissä. Lisätietoa tarkastuksista löytyy rahastoja koskevista asetuksista ja säädöksistä sekä hallinnointioppaasta.
Tarkastuksia tekevät rahastojen vastuuviranomainen (sisäministeriö), tarkastusviranomainen (sisäministeriön sisäisen tarkastuksen yksikkö) sekä Euroopan komissio tai niiden valtuuttamat tahot. Myös muilla Euroopan unionin toimielimillä, kuten Euroopan tilintarkastustuomioistuimella, on oikeus tehdä tarkastuksia hankkeisiin. Tarkastuskäyntejä tehdään hankkeen toteuttamisaikana sekä hankkeen päättymisen jälkeen tarkastusstrategioiden ja -havaintojen perusteella.
Tarkastusten tarkoituksena on valvoa, että tuen saaja noudattaa tuen myöntämiseen, maksamiseen ja käyttöön liittyviä edellytyksiä ja ehtoja sekä noudattaa hyvää hallinnointitapaa hanketta hallinnoitaessa.
Vastuuviranomaisen tekemät tarkastukset
EUSA-rahastojen vastuuviranomaisen tarkastustehtäviä hoitaa sisäministeriön hallinto- ja kehittämisosaston talousyksikkö. Tarkastustyyppejä ovat hallinnollinen tarkastus, toiminnallinen tarkastus ja taloustarkastus.
Hankkeisiin ja toimiin tehdään tarkastuksia paikan päällä niiden eri vaiheissa. Tarkastukset voivat olla ennalta ilmoitettuja tai ennalta ilmoittamattomia. Tarkastukset kohdistuvat tuettujen hankkeiden osalta dokumentteihin, laitteistoihin, järjestelmiin, kalustoon, toimintoihin jne. Tarkastuskäynnillä tulee olla saatavilla kaikki hankkeeseen liittyvä aineisto.
Hallinnolliset tarkastukset
Hallinnollinen tarkastus tehdään kaikkiin tuen saajien toimittamiin maksatushakemuksiin. Tarkastuksen läpäisy on ehdoton edellytys tuen maksamiselle. Hallinnollisessa tarkastuksessa varmistetaan hakemuksen oikeellisuus ja tarkkuus, hankkeen edistyminen, saavutukset ja tulokset sekä tarkoituksenmukaisuus tukipäätöksen mukaisesti. Lisäksi varmistetaan raportoitujen kulujen tukikelpoisuus ja budjetinmukaisuus.
Toiminnalliset tarkastukset
Toiminnallisissa tarkastuksissa varmistetaan, että hankkeita toteutetaan sääntöjen puitteissa ja tukea käytetään tukipäätöksen mukaisesti. Lisäksi varmistetaan, että tuen saajan raportoimat indikaattorit ovat luotettavia ja todenmukaisia.
Taloustarkastukset
Taloustarkastuksissa tarkastetaan hankkeen kustannukset ja kirjanpito sekä sopimukset ja asiakirjat. Näin varmistetaan raportoitujen menojen oikeellisuus ja säännönmukaisuus sekä kustannusten tukikelpoisuus talousarvion mukaisesti.
Hankkeen päättäminen
Hankkeen päättäminen on tärkeä vaihe hankkeen hallinnoinnissa ja siihen on hyvä varata riittävästi aika- ja henkilöstöresursseja. Hankkeen päättymisen jälkeen valmistellaan loppumaksatushakemus. Loppumaksatushakemusta varten pitää hankkeelle tehdä tilintarkastus ja tilintarkastuskertomus tulee liittää loppumaksatushakemukseen.
Hankkeen asiakirjojen säilyttämisestä tulee myös huolehtia ja samalla varautua myös mahdollisiin tarkastuksiin.
Hankkeessa aikaansaatuja tuotoksia ja tuloksia tulee sen päättymisen jälkeen hyödyntää tuen saajan oman organisaation toiminnassa sekä pyrkiä levittämään niitä laajemmin myös muidenkin toimijoiden hyödynnettäväksi.
Tilintarkastus
Rahoitettavilta hankkeilta ja toiminnalta vaaditaan loppumaksatusta varten tilintarkastuskertomus. Tuensaajan saamaa EU-tuen kokonaismäärää ei voida vahvistaa eikä viimeistä tukierää maksaa ilman tilintarkastajan lausuntoa. Riippumattoman tilintarkastuksen tehtävänä on varmistua siitä, että tuensaaja on rahoitettavassa hankkeessa tai toiminnassa noudattanut kirjanpitolakia ja muita soveltuvia lakeja ja säädöksiä.
Tilintarkastus kohdistuu siis rahoitettavaan hankkeeseen tai toimintaan, eikä yleinen tuensaajaan kohdistuva tilintarkastus riitä. Tilintarkastuksen kulut voidaan sisällyttää hankkeen tai toiminnan kustannuksiin ja ne voivat poikkeuksellisesti aiheutua vasta hankekauden päätyttyä (ennen viimeisen maksatuserän hakemista).
Asiakirjojen säilyttäminen
Tuen saajan tulee säilyttää hankkeen asiakirjat ja kirjanpitoaineisto siten, että ne ovat vaikeudetta tarkastettavissa 10 vuoden ajan tukipäätöksessä vahvistetusta tuen päättymispäivästä.
Tarkempia ohjeita asiakirjojen säilyttämiseen on annettu hallinnointioppaassa.
Tulosten juurruttaminen ja levittäminen
Rahoitettavien hankkeiden tai toiminnan tarkoituksena on pääsääntöisesti kehittää, luoda tai tuottaa jotakin uutta ja saada aikaan vaikuttavuutta. Tarkoituksena on, että hankkeessa tai toiminnassa aikaansaatuja tuotoksia ja tuloksia hyödynnetään ja luotuja toimintamalleja käytetään myös rahoituksen päättymisen jälkeen.
Siksi syntyviä tuotoksia tulee juurruttaa ja levittää jo hankkeen tai toiminnan aikana sekä erityisesti hankkeen päättyessä niin tuen saajan oman organisaation toimintaan kuin laajemmin myös muidenkin toimijoiden hyödynnettäväksi.