Avustuksen saajan tulee toteuttaa hanketta tai toimintaa avustuspäätöksen liitteenä olevan suunnitelman ja talousarvion mukaisesti. Toteutusaikana saattaa kuitenkin tulla eteen tilanteita, joissa alkuperäisestä suunnitelmasta olisi syystä tai toisesta poikettava.
Tyypillisiä muutostarpeita ovat esimerkiksi:
- hankekauden jatkaminen,
- muutokset hankkeen toiminnoissa tai budjetissa ja
- muutokset siirron saajissa eli hankekumppaneissa.
Merkittävät muutokset edellyttävät aina muutoshakemusta ja avustuspäätöksen muuttamista. Jos avustuksen saaja on epävarma muutoshakemuksen tarpeesta, asia kannattaa varmistaa etukäteen hallintoviranomaiselta.
Muutoksen hakeminen
Mikäli avustuksen saaja päättää hakea muutosta avustuspäätökseen, tulee sen huomioida seuraavat seikat:
- Avustuspäätöksen mukaista suunnitelmaa ja talousarviota muutetaan vain, jos se on hankkeen tai toiminnan tavoitteiden saavuttamisen kannalta erittäin tärkeää tai välttämätöntä.
- Muutetun suunnitelman ja talousarvion tulee edelleen täyttää avustuksen myöntämiselle alun perin asetetut edellytykset, eli mitään hankkeen tai toiminnan alkuperäistä luonnetta tai tavoitteita merkittävästi muuttavia muutoshakemuksia ei voida hyväksyä.
- Muutoshakemuksessa on esitettävä selkeät perustelut muutoksille.
- Muutoshakemus on toimitettava hallintoviranomaiselle viimeistään 1 kuukausi ennen hankkeen tai toiminnan toteuttamisajan päättymistä.
- Muutosten mukaisten kustannusten tukikelpoisuuden edellytyksenä on, että muutoshakemus lähetetään hallintoviranomaiselle ennen muutosten toteuttamista ja ennen kuin muutoksesta aiheutuvat kustannukset ovat syntyneet.
- Muutostarpeita tulee ennakoida ja esitettävien muutoksien voimaantulopäivämääräksi olisi suositeltavaa laittaa seuraavan raportointikauden ensimmäinen päivä tai seuraavan kuukauden ensimmäinen päivä.
- Kertakorvauksella rahoitetun hankkeen tai toiminnan muuttaminen on mahdollista vain toteuttamisajan osalta.
- Muutostarpeet ja -hakemukset on käsiteltävä hankkeen ohjausryhmässä ennen muutoshakemuksen lähettämistä hallintoviranomaiselle.
Muutoshakemus
Muutoshakemus tulee toimittaa hallintoviranomaiselle kuukausi ennen muutosten esitettyä voimaantulopäivämäärää.
Vastaanotettuaan muutoshakemuksen hallintoviranomainen arvioi
- ovatko muutokset sellaisia, että ne voidaan hyväksyä ja
- vaativatko esitetyt muutokset avustuspäätöksen muutoksen.
Hyväksytystä muutoksesta toimitetaan avustuspäätöksen muutospäätös kirjallisena avustuksen saajalle.