Avustuksen saajan tulee toteuttaa hanketta tai toimintaa avustuspäätöksen liitteenä olevan suunnitelman ja talousarvion mukaisesti. Toteutusaikana saattaa kuitenkin tulla eteen tilanteita, joissa alkuperäisestä suunnitelmasta olisi syystä tai toisesta poikettava.
Merkittävät muutokset edellyttävät aina muutoshakemusta ja avustuspäätöksen muuttamista. Merkittävällä muutoksella tarkoitetaan sellaista muutosta, joka vaikuttaa hankkeen tai toiminnan toteuttamiseen muuttaen sen luonnetta, kustannusarviota tai rahoitussuunnitelmaa. Jotta muutos voidaan hyväksyä, on oleellista, että hankkeen tai toiminnan tarkoituksenmukainen toteuttaminen edellyttää esitettyä muutosta.
Muutokset, joiden voidaan katsoa sisältyvän avustuspäätöksellä hyväksyttyihin kustannuksiin tai tavoitteisiin ja toimintoihin, eivät edellytä avustuspäätöksen muutoshakemusta. Euromääräisiä tai prosenttimääräisiä rajoja kustannusten muuttamiselle kustannuslajista toiseen ei ole asetettu, mutta avustuksen saajan tulee pitää mielessä, että kustannusarviota tulee kuitenkin aina käyttää avustuspäätöksen mukaisiin kustannuksiin.
Muun muassa seuraavat asiat vaativat aina virallisen avustuspäätöksen muutoksen:
- hankkeen toteuttamiskauden jatkaminen
- uuisen toimintojen tai kustannuslajien lisääminen
- muutokset siirron saajissa eli hankekumppaneissa tai rahoittajissa
- arvonlisävero sisällytetään kustannuksiin tai arvonlisäveroon tehdään muita muutoksia
- muutokset AMIF-rahoitusta saavan hankkeen kohderyhmässä
Löydät lisätietoa rahastojen hallinnointioppaasta. Hallinnointiopas löytyy aineistopankista.
Jos avustuksen saaja on epävarma muutoshakemuksen tarpeesta, asia kannattaa varmistaa etukäteen hallintoviranomaiselta.
Muutoksen hakeminen
Mikäli avustuksen saaja päättää hakea muutosta avustuspäätökseen, tulee sen huomioida seuraavat seikat:
- Avustuspäätöksen mukaista suunnitelmaa ja talousarviota muutetaan vain, jos se on tavoitteiden saavuttamisen kannalta erittäin tärkeää tai välttämätöntä.
- Muutetun suunnitelman ja talousarvion tulee edelleen täyttää avustuksen myöntämiselle alun perin asetetut edellytykset, eli mitään hankkeen tai toiminnan alkuperäistä luonnetta tai tavoitteita merkittävästi muuttavia muutoshakemuksia ei voida hyväksyä.
- Muutoshakemuksessa on esitettävä selkeät perustelut muutoksille.
- Muutosten mukaisten kustannusten tukikelpoisuuden edellytyksenä on, että muutoshakemus lähetetään hallintoviranomaiselle ennen muutosten toteuttamista ja ennen kuin muutoksesta aiheutuvat kustannukset ovat syntyneet.
- Muutoshakemus on toimitettava hallintoviranomaiselle viimeistään 1 kuukausi ennen hankkeen tai toiminnan toteuttamisajan päättymistä.
- Kertakorvauksella rahoitetun hankkeen tai toiminnan muuttaminen on mahdollista vain toteuttamisajan osalta.
- Muutostarpeet ja -hakemukset on käsiteltävä hankkeen ohjausryhmässä ennen muutoshakemuksen lähettämistä hallintoviranomaiselle.
Muutoshakemus
Vastaanotettuaan muutoshakemuksen hallintoviranomainen arvioi
- ovatko muutokset sellaisia, että ne voidaan hyväksyä ja
- vaativatko esitetyt muutokset avustuspäätöksen muutoksen.
Hyväksytystä muutoksesta toimitetaan avustuspäätöksen muutospäätös kirjallisena avustuksen saajalle.