Kustannusten tukikelpoisuutta määrittelevät EU-tason säädökset, kansallinen lainsäädäntö, pääasiassa valtioneuvoston asetus sisäasioiden rahastoista, sekä avustuspäätöksen ehdot.
Yleiset tukikelpoisuuden edellytykset tarkoittavat, että kustannukset ovat aiheutuneet avustettavasta hankkeesta tai toiminnasta ja ovat tarpeellisia. Jotta kustannukset voidaan katsoa tukikelpoisiksi, tulee niiden olla:
- ohjelman ja avustuspäätöksen mukaisia
- tarpeellisia ja kohtuullisia
- aiheutuneet avustuspäätöksen mukaisena toteuttamisaikana (poikkeuksena avustuspäätöksessä edellytetty tilintarkastus)
- kirjattu avustuksen saajan tai tuen saajan kirjanpitoon hankkeen tai toiminnan kustannukseksi (ei sovelleta yksinkertaistettuihin kustannusmalleihin)
- tosiasiallisesti aiheutuneita ja todennettavissa kulutosittein (ei sovelleta yksinkertaistettuihin kustannusmalleihin)
- lopullisia eikä niihin sisälly hyvitystä tai palautusta
- maksettuja viimeistään loppuraportin toimittamiseen mennessä (poikkeuksena avustuspäätöksessä edellytetty tilintarkastus)
- Hankkeen tai toiminnan hyväksytty tukikelpoisuusaika määritellään aina avustuspäätöksessä ja sitä tulee noudattaa.
Kustannukset voivat pääsääntöisesti syntyä vasta avustuspäätöksen tekemisen jälkeen, mutta perustelluista syistä ja poikkeustapauksissa kustannukset on voitu hyväksyä jo hakemuksen vireille tulosta esimerkiksi sellaisissa tapauksissa, että hankkeen tai toiminnan toteuttaminen on edellyttänyt jo siinä vaiheessa tiettyjä toimenpiteitä. Esimerkiksi hankinnan kilpailutuksen aloittaminen voi olla tällainen tapaus. Hankkeen tai toiminnan käynnistäminen ennen avustuspäätöstä tapahtuu kuitenkin aina hakijan omalla riskillä.
Tosiasialliset kustannukset
Tosiasiallisilla eli välittömillä kustannuksilla tarkoitetaan kustannuksia, jotka tulee olla kirjattu hankkeen tai toiminnan kirjanpitoon ja ne ovat tosiasiallisesti aiheutuneita.
Yksinkertaistetut kustannusmallit
Yksinkertaistettuja kustannusmalleja ovat:
- prosenttimääräisinä korvattavat kustannukset (40 prosentin, 7 prosentin ja 1 prosentin kustannusmallit),
- yksikkökustannukset sekä
- kertakorvaus.
Yksinkertaistettujen kustannusmallien tavoitteena on vähentää avustuksen saajan työmäärää hanketta tai toimintaa hallinnoitaessa ja raportoitaessa.
Kustannuksia, jotka korvataan yksinkertaistetuin kustannusmallein, ei tarvitse erikseen todentaa kirjanpidosta tai maksutosittein eikä niitä myöskään yksilöidä.
Kustannusmallia ei voi vaihtaa kesken hankekautta. Hankkeissa ja toiminnassa, jossa avustusta siirretään siirron saajille, kaikki toteuttajat käyttävät samaa kustannusmallia.
Prosenttimääräiset kustannukset
EUSA-rahastoissa on käytössä kolme erilaista prosenttimääräisiä korvauksia sisältävää kustannusmallia:
- 40 prosentin kustannusmalli,
- 7 prosentin kustannusmalli ja
- 1 prosentin kustannusmalli.
Prosenttiosuus lasketaan hankkeen tosiasiallisista eli välittömistä kustannuksista.
Prosenttimääräisenä korvattavista kustannuksista käytetään myös termiä "välilliset kustannukset".
Prosenttimääräisiin kustannuksiin perustuvan avustuksen maksamisen edellytyksenä on, että hallintoviranomaiselle on toimitettu hyväksyttävä selvitys hankkeen toteuttamisesta ja saavutetuista tuloksista.
Yksikkökustannukset
Yksikkökustannuksilla tarkoitetaan:
- palkkakustannusten korvaamista yksikkökustannuksiin perustuen tai
- vapaaehtoisen paluun korvausten korvaamista erikseen määritellyin yksikkökustannuksin.
Kun palkkakustannukset korvataan yksikkökustannuksin, palkkakustannusten perustana on avustuspäätöksellä määritelty tuntihinta ja hankkeessa tai toiminnassa tehtyjen työtuntien lukumäärä. Palkkakustannusten osalta raportoidaan vain hankkeelle tai toiminnalle tehdyt työtunnit.
Avustuksen maksamisen edellytyksenä yksikkökustannusten osalta on, että korvauksen myöntämisen perusteet ovat toteutuneet ja todennettavissa.
Kertakorvaus
Hankkeissa ja toiminnassa, jossa on käytössä kertakorvaus-kustannusmalli, keskitytään vain siihen, mitä tuotoksia avustuksen saaja on saanut aikaan.
Avustuksen maksamisen edellytyksenä on, että avustuksen perusteena olevat tuotokset ovat toteutuneet avustuspäätöksen mukaisina kokonaisuuksina ja ne ovat todennettavissa.