Hankkeiden ja toiminnan hallinnoinnissa tulee noudattaa voimassa olevaa kansallista ja EU-lainsäädäntöä sekä hallintoviranomaisen antamaa ohjeistusta.
Avustuksen saajaa koskevat edellytykset
Avustuksen saajalta edellytetään:
- asianmukaista hankehallinnointia,
- hankkeen asiakirjojen dokumentointia sekä
- sääntöjenmukaista raportointia.
Avustuksen saajalla tulee olla riittävät taloudelliset ja hallinnolliset edellytykset toteuttaa hanketta tai toimintaa. Lisäksi sillä on oltava edellytykset vastata hankkeella aikaan saadun tai tuetun toiminnan jatkuvuudesta tuen myöntämisen päätyttyä.
Jatkuvuudella tarkoitetaan aikaansaatujen toimintojen ja tulosten pidempiaikaisen vaikuttavuuden parantamista. Jos hanke on kertaluonteinen tai sen luonne on muutoin sellainen, ettei sillä ole tarkoitettukaan saatavan aikaan pysyvää hyötyä, ei jatkuvuutta edellytetä.
Hanke tai toiminta tulee toteuttaa avustuspäätöksen mukaisena
Avustuksen saajan tulee noudattaa hankkeen tai toiminnan toteutumista avustuspäätöksen mukaisen suunnitelman ja aikataulun mukaisesti.
Avustuksen saajan tulee myös seurata toimintojen etenemistä ja kustannuksia säännöllisesti ja raportoida niistä annettujen ohjeistusten ja määräaikojen mukaan.
Viestintä
Hankkeesta viestiminen ja EU:n näkyvyydestä huolehtiminen ovat tukikelpoisuuden edellytyksiä. Avustuksen saajan on viestittävä hankkeesta ja huolehdittava EU:n näkyvyydestä ohjeistuksen mukaisesti.
Ohjeistusta viestintään löytyy Viestintä-sivulta.
Merkittävät muutokset vaativat avustuspäätöksen muuttamista
Merkittävät muutokset hankkeen tai toiminnan toteuttamisessa edellyttävät aina muutoshakemusta ja avustuspäätöksen muuttamista. Merkittävällä muutoksella tarkoitetaan, että muutos on sellainen, että se vaikuttaa hankkeen tai toiminnan toteuttamiseen muuttaen sen luonnetta, kustannusarviota tai rahoitussuunnitelmaa.
Muutoksia tulee ennakoida ja muutosta tulee hakea hyvissä ajoin ennen sen toteutumista. Ohjeita muutosten laatimiseen löydät muutokset hankkeessa-sivulta.
Yhteystietoihin liittyvistä muutoksista tulee viipymättä ilmoittaa hallintoviranomaiselle EUSA2-järjestelmän kautta.
Ohjausryhmä
Hankkeelle tulee asettaa ohjausryhmä. Operatiivisen tuen toimissa ei edellytetä ohjausryhmän asettamista. Ohjausryhmän tarkoituksena on ohjata, seurata ja valvoa hankkeen tai toiminnan suunnitelmallista etenemistä ja kustannusten toteutumista. Lisäksi ohjausryhmä seuraa ja valvoo hankkeen tulosten saavuttamista.
Ohjausryhmä on hanketta ohjaava asiantuntijaryhmä, ei hankkeen sisäinen työryhmä. Ohjausryhmä ei ole oikeudellisesti vastuussa toteutuksesta, vaan vastuu on avustuksen saajalla.
Jotta hankkeen tueksi taataan mahdollisimman laaja-alainen asiantuntemus, tulee ohjausryhmän jäseniksi nimittää riittävä määrä asiantuntijoita hankkeen kokoon ja luonteeseen nähden.
Huomioita ohjausryhmän kokoonpanosta:
- Ohjausryhmään tulee kutsua tärkeimpien sidosryhmien edustajat, kuten hankekumppanit sekä tarpeen mukaan hankkeen luonteen kannalta muita asiantuntijoita.
- Ohjausryhmään suositellaan otettavaksi mukaan myös hankkeen kohderyhmän edustaja, mikäli se on tarkoituksenmukaista.
- Ohjausryhmä voi olla myös jo olemassa oleva elin, jos se täyttää ohjausryhmälle määritellyt edellytykset.
- Hallintoviranomaisen edustajaa ei nimetä ohjausryhmän jäseneksi, mutta sen edustajalla on läsnäolo- ja puheoikeus ohjausryhmässä käsiteltäessä hanketta koskevaa asiaa.
Hallintoviranomainen hyväksyy avustuspäätöksellä avustuksen hakijan ehdotuksen ohjausryhmäksi.
Ohjausryhmä käsittelee avustuspäätöksen muuttamista koskevat hakemukset sekä hankkeen loppuraportin ennen niiden toimittamista hallintoviranomaiselle. Ohjausryhmän kokouskutsut- ja materiaalit tulee lähettää myös hallintoviranomaiselle EUSA2- järjestelmän kautta (kohdasta Yhteydenotto ja liitteet). Kutsu ohjausryhmän ensimmäiseen kokoukseen tulee toimittaa hallintoviranomaisen virkapostiosoitteeseen [email protected].
Kokouksista on pidettävä pöytäkirjaa ja valmiit pöytäkirjat on toimitettava myös hallintoviranomaiselle heti niiden valmistuttua tai viimeistään seuraavan raportoinnin yhteydessä.
Kirjanpito
Avustuksen saajan on pidettävä erillistä kirjanpitoa hankkeen tai toiminnan tuloista ja menoista. Kustannukset on kirjattava kirjanpitoon siltä osin kuin avustusta on myönnetty tosiasiallisesti aiheutuneisiin ja maksettuihin kustannuksiin perustuen.
Hankkeissa, joissa hanketta toteuttavat avustuksen saajan lisäksi myös siirron saajat, kirjataan kuluja myös siirron saajan kirjanpitoon. Tällöin myös siirron saajan tulee perustaa hankkeelle tai toiminnalle oma kustannuspaikka, projektikoodi tai muu tunniste, jolla kaikki hankkeesta tai toiminnasta aiheutuvat tulot ja menot voidaan yksiselitteisesti erottaa organisaation muusta kirjanpidosta.
Kirjanpidossa tulee noudattaa hyvää kirjanpitotapaa. Oikeaksi todistetut kirjanpidonotteet toimitetaan hallintoviranomaiselle raportoinnin yhteydessä ohjeistuksen mukaisesti.
Alv-ohjaus
Arvonlisävero on tukikelpoinen kustannus, jos avustuksen saaja tai siirron saaja on maksanut arvonlisäveron ja osoittanut, ettei siihen ole mahdollista saada arvonlisäveron palautusta.
Jos avustuksen saaja tai siirron saaja sisällyttää arvonlisäverokustannukset hankkeen tai toiminnan kustannuksiksi, tulee sen toimittaa hallintoviranomaiselle Verohallinnon arvonlisävero-ohjaus. Arvonlisävero-ohjauksella Verohallinto antaa selvityksen siitä, että arvonlisäveroon ei ole mahdollista saada palautusta. Hallintoviranomainen voi hyväksyä myös avustuksen saajan tai siirron saajan esittämän jonkin muun riittävän ja merkityksellisiin tosiasioihin perustuvan selvityksen arvonlisäveron jäämisestä lopulliseksi kustannukseksi.
Arvonlisävero-ohjausta ei ole tarvetta hakea ja toimittaa, mikäli hankkeessa ei ole tosiasiallisia arvonlisäverollisia kustannuksia. Tämä tarkoittaa sitä, että esim. 40% kustannusmallin hankkeessa alv-ohjausta ei ole tarpeen hakea.
Alv-ohjaus on organisaatiokohtainen siten, että mahdollisten siirron saajien tulee hakea alv-ohjausta verottajalta erikseen.
Kunnalle ja kuntayhtymälle hankkeesta tai toiminnasta aiheutunut arvonlisävero ei ole tukikelpoinen kustannus.
Asiakirjojen säilyttäminen
Avustuksen saajan tulee säilyttää kaikki tarpeelliset tiedot, selvitykset, asiakirjat ja tallenteet, joilla voi olla merkitystä valvottaessa avustuksen myöntämisen perusteiden täyttymistä, käyttöä ja ehtojen noudattamista.
Myös siirron saajien hanketta koskevat asiakirjat tulee säilyttää avustuksen saajan toimesta. Henkilötietoja tai muuta salassa pidettävää tietoa sisältävät asiakirjat tulee säilyttää asianmukaisesti. Asiakirjojen säilyttäminen palvelee avustuksen saajaa myös mahdollisia epäsäännönmukaisuuksia selviteltäessä.
Avustuksen saajan tulee säilyttää hankkeeseen tai toimintaan liittyvät asiakirjat ja kirjanpitoaineisto niin, että avustuksen käytön valvonta on vaikeudetta mahdollista.
Aineisto on säilytettävä viiden vuoden ajan laskettuna sen vuoden joulukuun 31 päivästä, jolloin hallintoviranomainen on suorittanut viimeisen maksun avustuksen saajalle. Esimerkki: jos viimeinen maksuerä on suoritettu avustuksen tuen saajalle suoritettu 31.10.2024, tulee aineisto säilyttää 31.12.2029 saakka.
Aineisto voidaan säilyttää sähköisessä muodossa edellyttäen, että käytön valvonta on mahdollista sekä hankkeen tai toiminnan aikana, että sen päättymisen jälkeen. Asiakirjat tulee säilyttää niin, että koko hanke tai toiminta voidaan tarkastaa yhdellä kertaa vielä muutaman vuodenkin kuluttua sen päättymisestä.
Hankkeiden ja toiminnan arviointi
Rahaston ohjelmia ja niiden puitteissa toteutettuja hankkeita ja toimintaa arvioidaan niin rahaston hallintoviranomaisen kuin Euroopan komissionkin toimesta.
Arvioinneissa on tarkoituksena arvioida kriittisesti hankkeen tai toiminnan toimenpiteitä, niiden toimeenpanoa, vaikuttavuutta, tehokkuutta ja merkitystä suhteessa asetettuihin tavoitteisiin.
Arviointeja voidaan suorittaa eri tavoin, esimerkiksi kyselylomakkeilla tai haastatteluin. Kaikki rahastoista avustusta saaneet hankkeet tai toimet ovat velvollisia osallistumaan arviointien toteuttamiseen.