Turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahaston (AMIF) hankkeiden kohderyhmänä voi olla esimerkiksi:
- kolmansien maiden kansalaiset eli EU:n ulkopuolisten maiden kansalaiset tai
- jokin tietty ammattiryhmä.
Hankkeen toteuttajalla on velvollisuus todentaa, että hankkeen toimintaan osallistuvat henkilöt kuuluvat avustuspäätöksessä määriteltyyn kohderyhmään.
Miten kohderyhmä todennetaan?
Tilaisuuteen osallistuvilta henkilöiltä tulee pyytää allekirjoitukset osallistujalistaan.
Jos hankkeen kohderyhmä on kolmansien maiden kansalaiset, tulee osallistujilta todentaa myös kansalaisuustiedot. Näin varmistetaan, että henkilöt kuuluvat AMIF-rahaston mukaiseen kohderyhmään ja hankkeen toiminta kohdistuu oikeille henkilöille.
Kohderyhmälle on aina kerrottava miksi ja mitä tarkoitusta varten tietoja kerätään.
Kansalaisuustieto todennetaan:
- passista tai muusta henkilöllisyystodistuksesta tai
- oleskeluluvasta.
Asiakirjan avulla todennetaan, että osallistujalistaan merkitty kansalaisuustieto pitää paikkansa.
Todentaminen dokumentoidaan esimerkiksi erilliselle tarkastuslomakkeelle. Tarkastuslomakkeelle merkitään tieto, mistä kansalaisuustiedot on todennettu (passi tai muu henkilöllisyystodistus tai oleskelulupa). Näin vältytään henkilöllisyystietoja koskevien asiakirjojen kopioimiselta. Mikäli avustuksen saajalla on käytössään muita luotettavia tapoja kansalaisuustiedon varmistamiseen kuin henkilöllisyystodistuksen tarkastaminen, voi tapaa käyttää todentamiseen, mutta se tulee olla riittävällä tavalla dokumentoitu.
Toistuvissa koulutuksissa kansalaisuustiedot allekirjoitusta lukuun ottamatta pyydetään vain kerran.
Avustuksen saajan tulee säilyttää todentamisen osoittavat asiakirjat (tarkastuslomakkeet) ja esittää ne pyydettäessä hallintoviranomaiselle.
Entä jos kohderyhmää ei ole todennettu?
Mikäli kohderyhmää ei ole todennettu, toimintoa ei ole toteutettu AMIF-rahaston sääntöjen mukaisesti ja kyseisestä toiminnosta aiheutuneet kustannukset katsotaan tukikelvottomiksi. On ehdottoman tärkeää huolehtia siitä, että kohderyhmä todennetaan toiminnan alusta saakka sääntöjen mukaisesti.
Tietosuoja
Kohderyhmälle on kerrottava, kuinka heistä kerättyjä tietoja säilytetään. Henkilötietojen ja asiakirja-aineiston käsittelyssä on noudatettava henkilötietolakia ja EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR).