Avustuksen saajan tulee raportoida hankkeen tai toiminnan etenemisestä säännöllisin väliajoin. Näin voidaan varmistua hankkeen tai toiminnan toteuttamisesta avustuspäätöksen mukaisesti. Raportointi on edellytys avustuksen maksamiselle. Myös avustuksen saajalle raportointi on erinomainen seuranta- ja arviointityökalu.
Raportointi tapahtuu pääsääntöisesti puolen vuoden välein ja toimitettavien raporttien määrä riippuu hankkeen tai toiminnan pituudesta. Avustuksen saaja raportoi rahastojen sähköisen järjestelmän eli EUSA2-järjestelmän kautta.
Raportoinnin määräajat on määritelty avustuspäätöksessä. Myöhässä toimitettuja raportteja ei käsitellä.
Mitä tulee raportoida?
Avustuksen saaja raportoi
- hankkeen tai toiminnan etenemisestä
- asetettujen tavoitteiden ja tulosten saavuttamisesta sekä indikaattoreista
- raportointijaksolla aiheutuneista, sisällöllisiin toimiin liittyvistä kustannuksista ja rahoituksesta
Etenemisestä raportoitaessa tulee tavoitteiden ja indikaattorien toteutumista peilata avustuspäätöksessä oleviin tavoitteisiin ja talousarvioon. Lisäksi tulee tuoda esiin onnistumiset ja mahdolliset epäonnistumiset sekä kuvata niiden syyt.
Mikäli hankkeessa tai toiminnassa on siirron saajia, koordinoi päätoteuttajana toimiva avustuksen saaja raportin laatimista. Siirron saajien kustannukset sisällytetään niin ikään samaan kustannusraportointiin kuin päätoteuttajana toimivan avustuksen saajan kustannukset.
Tuottojen sekä muun rahoituksen vaikutus maksettavan avustuksen määrään
Jos hankkeella tai toiminnalla on ollut tuottoja, avustuksen määrä lasketaan vähentämällä hyväksyttävistä kustannuksista tuotot.
Jos hanke tai toiminta on saanut muuta julkista tai yksityistä rahoitusta, jota ei ole sisällytetty avustuspäätöksessä hyväksyttyyn rahoitussuunnitelmaan, avustuspäätökseen kuulumaton rahoitus vähennetään avustuksen määrästä.
Muu julkisen ja yksityisen rahoituksen osuus, joka ylittää avustuspäätöksessä hyväksytyssä rahoitussuunnitelmassa määritetyn muun julkisen ja yksityisen rahoituksen prosentuaalisen osuuden hyväksyttävistä kustannuksista, vähennetään avustuksen määrästä.
Avustuksen maksaminen
Avustuksen maksamisen edellytyksenä on, että avustuksen saaja on noudattanut avustuksen ehtoja. Avustusta maksetaan erissä ja se tapahtuu takautuvasti (pl. mahdollinen avustuspäätöksellä erikseen myönnetty ennakko).
Avustusta maksetaan enintään avustusprosentin mukainen osuus hyväksyttävistä kustannuksista. Avustuksen määrä voi kuitenkin olla enintään avustuspäätökseen merkitty avustuksen enimmäiseuromäärä.
Tilintarkastus
Jos hankkeelta tai toiminnalta edellytetään avustuspäätöksessä tilintarkastusta, tulee tilintarkastuskertomus toimittaa loppuraportin liitteenä. Jos avustuksen saaja ei toimita sitä, viimeistä avustuksen maksuerää ei voida suorittaa.
Ennakko
Avustuksen ensimmäinen erä voidaan maksaa ennakkona, jos se on perusteltua hankkeen tai toiminnan toteutuksen kannalta. Julkisyhteisöille ennakkoa voidaan maksaa vain, jos siihen on erityisiä syitä. Mahdollisen ennakon maksaminen on hyväksytty avustuspäätöksessä.
Ennakkoon voidaan maksaa enintään 30 prosenttia hankkeelle tai toiminnalle myönnetystä avustuksesta.
Hallintoviranomainen kuittaa maksetun ennakon avustuksen myöhempien maksuerien maksamisen yhteydessä.