Siirron saajalla eli hankekumppanilla tarkoitetaan toimijaa, joka toteuttaa hanketta tai toimintaa ja jolle avustuksen saaja siirtää edelleen osan hankkeen tai toiminnan avustuksesta.
Avustuksen siirron ja siirron saajan tulee täyttää sille asetetut edellytykset:
- avustuksen siirtäminen on hankkeen tai toiminnan toteuttamisen kannalta tarkoituksenmukaista
- avustuksen saajan käyttöön jää hanke- tai toimintakohtaisesti määräytyvä merkittävä osuus avustuksesta
- siirron saaja osallistuu itse omarahoituksellaan hankkeesta aiheutuvien kustannusten kattamiseen
Avustuksen saaja on kuitenkin juridisesti vastuussa hankkeesta tai toiminnasta. Avustuksen saaja:
- vastaa hallintoviranomaiselle siitä, että hanke tai toiminta toteutetaan asianmukaisesti ja että ehtoja noudatetaan
- raportoi hankkeesta tai toiminnasta hallintoviranomaiselle
- vastaa avustuksen takaisin maksamisesta hallintoviranomaiselle takaisinperintätapauksissa
- vastaa viranomaisten paikan päällä suorittamista tarkastuksista
Avustuksen saajan ja siirron saajan välinen sopimus
Ennen avustuksen siirtämistä avustuksen saajan ja siirron saajan on laadittava sopimus, jolla varmistetaan, että siirron saaja täyttää avustuksen myöntämiselle, maksamiselle ja tarkastamiselle asetetut edellytykset ja että siirron saaja sitoutuu noudattamaan avustuksen käytölle asetettuja ehtoja.
Avustuksen saajan ja siirron saajan sopimuksen sisältövaatimukset:
- tiedot sopimusosapuolista ja niiden osuuksista hankkeen tai toiminnan toteuttamiseen liittyvistä toimenpiteistä ja kustannuksista
- siirrettävän avustuksen määrä, tiedot siitä, miten ja milloin avustusta siirretään siirron saajalle. Hankkeissa, joissa on omarahoitusosuus on lisäksi oltava tieto siitä, miten siirron saaja osallistuu hankkeesta aiheutuvien kustannusten kattamiseen
- kuvaus julkisia hankintoja, kirjanpitoa ja avustuksen käytön valvontaa ja raportointia koskevista menettelyistä
- muut tarvittavat menettelyt, joilla avustuksen saaja voi varmistaa, että hanke tai toiminta toteutetaan avustuspäätöksen mukaisesti
- selvitys siirron saajan nimenkirjoitusoikeudesta
Jos hankkeelle tai toiminnalle tehdyn avustuspäätöksen jälkeen hankkeen tai toiminnan siirron saajiin tulee muutoksia, avustuksen saajan on välittömästi toimitettava avustuspäätöksen muuttamista koskeva hakemus hallintoviranomaiselle.
Siirron saajan hallinnolliset vastuut
Siirron saajaa eli hankekumppania koskee tietyt hallinnolliset vastuut hankkeessa. Siirron saajan tulee:
- perustaa kirjanpitoon hankkeelle tai toiminnalle kustannuspaikka tai projektikoodi
- hakea verohallinnon päätös arvonlisävero-ohjauksesta, jos arvonlisäverokustannukset jäävät siirron saajan lopulliseksi kustannukseksi ja sisällytetään hankkeen tai toiminnan kustannuksiin
- toimittaa avustuksen saajalle hankkeen tai toiminnan kustannusmallin edellyttämät asiakirjat ajallaan raportointia varten
- kirjata siirretyn avustuksen määrä hankkeen tai toiminnan kirjanpitoon
- säilyttää hankeasiakirjat (kirjanpitoaineisto ja muu aineisto) rahaston edellyttämän määräajan
- huomioida, että tarkastuksia suorittavilla viranomaisilla on oikeus tarkastaa siirron saajan toimintaa vastaavalla tavalla kuin avustuksen saajan toimintaa
Avustuksen saajan hallinnolliset vastuut silloin kun hankkeessa on siirron saajia
Avustuksen saajalla on hallinnollisia vastuita koko hankkeen osalta hankkeissa, joissa siirron saaja tai useita siirron saajia. Avustuksen saajan tulee:
- välittää hallinnointiviranomaisen tiedotteet ja muu viestintä siirron saajalle
- laatia raportit ja toimita ne hallintoviranomaiselle määräajassa
- siirtää maksetusta avustuksesta siirron saajan osuus siirron saajalle
- kirjata siirrettävän avustuksen määrä hankkeen tai toiminnan kirjanpitoon
- tilata tilintarkastus, jos avustuspäätöksellä edellytetään tilintarkastusta
Yhteistyötaho
Hankkeella voi olla hankekumppaneiden lisäksi yhteistyötahoja. Yhteistyötahot osallistuvat hankkeen toteuttamiseen esimerkiksi antamalla osaamistaan ja asiantuntemustaan tai rahoittamalla hanketta. Yhteistyötahojen kustannuksia ei kateta hankkeen varoista eikä niille siirretä avustusta.