Aloita ajoissa
Varaa valmistelulle riittävästi aikaa.
Osallista tulevat hankekumppanit ja yhteistyötahot ja tuettavan toiminnan kohderyhmät valmisteluun mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Hankkeen tulee perustua yhteistyölle ja yhteiselle suunnittelulle.
Tilaa rahastojen uutiskirje saadaksesi ajankohtaista tietoa hakuaikatauluista ja seuraa verkkosivustoa.
Panosta taustaselvitykseen
Hyvän hankkeen perusta on perusteellinen taustaselvitys ja tarveanalyysi. Taustaselvityksessä kartoitetaan hankkeen toimintaympäristö, sidosryhmät, hyödynsaajat eli kohderyhmä ja muu aiheeseen liittyvä toiminta alueella, jolla hanke on tarkoitus toteuttaa. Tarveanalyysissa kuvataan, miksi hanketta tarvitaan ja millaisiin haasteisiin tai ongelmiin hankkeen avulla vastataan.
Rajaa hanke
Hyvä hanke on sisällöllisesti ja ajallisesti rajattu kokonaisuus. Määrittele selkeästi hankkeen kohderyhmä, hankkeen tavoitteet ja konkreettiset toiminnot, joiden avulla tavoitteet saavutetaan.
Tutustu hakumateriaaleihin ja osallistu hakukoulutuksiin
On tärkeää tutustua huolellisesti hakumateriaaleihin ja muuhun ohjeistukseen. Avustuksen hakijan kannalta tärkeät dokumentit ovat mm. rahaston ohjelma ja toimeenpanosuunnitelma, hakuilmoitus, hakijan opas ja EUSA2-järjestelmän opas.
Osallistu hallintoviranomaisen järjestämiin koulutuksiin. Koulutuksissa saat tiiviissä paketissa tietoa ohjelmista, rahastojen säännöistä, erilaisista kustannusmalleista ja hakemuksen laatimisesta. Myös hankekumppanit ja esimerkiksi organisaation talouspuolen asiantuntijat ovat tervetulleita koulutuksiin.
Ota tarvittaessa yhteyttä hallintoviranomaiseen. Hallintoviranomaisen asiantuntijat voivat neuvoa hakemuksen kohdistamisessa oikeaan tavoitteeseen ja antaa ehdotuksia esimerkiksi hankkeen rajaamisen ja yhteistyön kattavuuden suhteen.
Varaa riittävästi aikaa hakulomakkeen täyttämiseen EUSA2-järjestelmässä
EUSA2-järjestelmässä asioimiseksi hakijan tulee tunnistautua Suomi.fi -tunnistautumispalvelussa ja hakijalla tulee olla Suomi.fi -palvelun valtuus. Huolehdi hyvissä ajoin, että tarvittavat valtuudet ovat kunnossa.
Hankehakemuksen eli hankesuunnitelman ja kustannusarvion laatimiseen on hyvä varata reilusti aikaa. Hankesuunnitelma kannattaa hahmotella ensin järjestelmän ulkopuolella esim. loogisen viitekehyksen lähestymistavan pohjalta. Varaa aikaa myös järjestelmään tutustumiseen ja tietojen syöttämiseen järjestelmään.
Hyvä käytäntö on antaa valmis hankesuunnitelma luettavaksi esim. kollegalle tai muulle henkilölle, joka ei ole tiiviisti valmistelussa mukana. Ymmärtääkö lukija helposti, mikä on hankkeen tavoite ja mitä hankkeessa tehdään?
Tarkastele vielä ennen hakemuksen jättämistä hakuun, muodostaako hakemus johdonmukaisen kokonaisuuden tai "loogisen jatkumon", josta löytyy selkeä punainen lanka.
Kysy itseltäsi ainakin seuraavat kysymykset ja tarkasta, vastataanko niihin hakemuksessa selkeästi:
- Miksi hanke tarvitaan? Mihin haasteeseen tai ongelmaan hankkeella vastataan?
- Mitä tavoitteita hankkeella on suhteessa ydinongelman tai ongelmien ratkaisemiseen?
- Ovatko hankkeen tavoitteet yhteneväiset rahaston ohjelmassa ja toimeenpanosuunnitelmassa määriteltyjen tavoitteiden kanssa?
- Millä konkreettisilla toiminnoilla ja tekemisellä tavoitteeseen päästään?
- Millaisia vaikutuksia hankkeella on, missä suhteessa tai kenelle?
- Mitä pysyviä parannuksia hankkeella saadaan aikaan?
Viime hetken kiireen välttämiseksi jätä hakemus mielellään jo ennen haun viimeistä päivää.
Tarkista, että hankkeen tiivistelmä on huolellisesti kirjoitettu
Tarkista ennen hakemuksen lähettämistä, että hankkeen tiivistelmä antaa yksinään muusta hankehakemuksesta irrotettuna selkeän kuvan siitä, mitä hankkeella tavoitellaan, mitkä tahot sitä toteuttavat, mitä hankkeessa tehdään ja minkälaisia tuloksia hankkeelta on odotettavissa.
Tiivistelmä julkaistaan rahastojen verkkosivustolla ja se toimii hankkeenne käyntikorttina - on tärkeää että teksti on laadukas ja hyvin kirjoitettu.
Pyydä tarvittaessa apua organisaatiosi viestintäasiantuntijalta.