Kysymyksiä ja vastauksia

Bruttotyövoimakustannusten osoittamiseksi tulee käyttää asiakirjaa tai asiakirjoja, joista voidaan todentaa tehtävän todelliset ja toteutuneet bruttotyövoimakustannukset. Palkkakuitti, joka sisältää tiedon myös tehtävän sivukuluista, on esimerkki tällaisesta asiakirjasta.

Muita asiakirjoja voi käyttää vain siinä tapauksessa, että kyseessä on tehtävä ja vaativuustaso, jota ei ole aikaisemmin organisaatiossa ollut käytössä eikä tästä syystä tehtävää vastaavia toteutuneita bruttotyövoimakustannuksia voida osoittaa. Tällöinkin bruttotyövoimakustannukset pitää osoittaa kyseistä tehtävää koskevilla asiakirjoilla kuten työsopimuksella, yleiset palkka- tai sivukulutaulukot eivät ole riittäviä asiakirjoja bruttotyövoimakustannusten osoittamiseen. 

Jos hankkeeseen sisällytettävä tehtävä vastaa aiemmin organisaatiossa tehtyä tehtävää tai vaativuustasoa tai on lähellä niitä, tulee bruttotyövoimakustannus osoittaa asiakirjoilla, joista käyvät ilmi toteutuneet 12 kk jakson bruttotyövoimakustannukset. 

Jos tehtävä hankkeessa on sama kuin aiemmin organisaatiossa hoidettu tehtävä, osoittamiseen käytetään kyseisen tehtävän hoitaneen toteutuneita bruttotyövoimakustannuksia. 

Jos aivan vastaavaa tehtävää ei ole aiemmin ollut, mutta vaativuustaso on sama kuin muilla organisaatiossa työskentelevillä, lasketaan keskiarvo kolmen saman vaativuustason tehtävän toteutuneista kustannuksista.

Ei. Allekirjoitusta lukuun ottamatta kansalaisuustieto pyydetään vain kerran; kansalaisuutta ei ole tarpeen todentaa useampaan kertaan.

Hankkeen toiminnot voi poikkeustapauksessa ja perustellusta syystä aloittaa omalla riskillä hakemuksen vireille tulopäivästä lukien. Hakemuksessa pitää perustella, miksi hanke on välttämätöntä aloittaa ennen avustuspäätöstä.

Kyllä. Siirronsaajien osuudet EU-avustuksesta ja omarahoitusosuudesta voi sopia siirronsaajien kanssa. Rahaston säännöt eivät aseta niille ylä- tai alarajoja.

Hankkeen ja toiminnan tulee lähtökohtaisesti toteutua suunnitelman mukaisena. 

Mikäli operatiivisen tuen toimi toteutuu jostakin syystä huomattavasti pienempänä ja on ilmeinen riski, että kokonaistoteuma jää alle 200 000 euron, avustuksen saajan tulisi olla hyvissä ajoin ennen toiminnan päättymistä yhteydessä hallintoviranomaiseen.

Palkkakustannusten budjetointi yksikkökustannuksina on ensisijainen tapa budjetoida hankkeen palkkakustannukset. Hakemuksessa tulee perustella erikseen, jos sitä ei voida käyttää ja palkkakustannukset halutaan budjetoida tosiasiallisina kustannuksina. 

Avustus kattaa yleensä hankkeen kustannuksista 75 prosenttia. Osuus, jota avustus ei kata, tulee kattaa muulla rahoituksella ja muun rahoituksen tulee sisältää avustuksen saajan tai siirron saajan omarahoitusta. Avustuksen saajan ja mahdollisen hankekumppanin eli siirron saajan tulee molempien osoittaa hankkeeseen omarahoitusta. Lisäksi muu rahoitus voi sisältää muuta julkista tai yksityistä rahoitusta. 

Avustuksen saajan ja siirron saajan omarahoituksen vaatimuksesta voidaan poiketa vain, jos tähän on hankkeen luonteen vuoksi perusteltu syy. Tällainen syy voisi liittyä esimerkiksi siihen, että hankkeessa toteutettavien toimintojen tai vastuiden jaon vuoksi omarahoituksen tuominen hankkeeseen ei olisi tarkoituksenmukaista. Tilanteet arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

Hankkeen muusta rahoituksesta ja mahdollisen siirron saajan omarahoituksesta toimitetaan hakemuksen liitteenä rahoitussitoumus. Rahoitussitoumuslomake löytyy aineistopankista. 

Operatiivisella tuella avustettuun toimintaan ei tarvita muuta rahoitusta koska avustus kattaa 100 prosenttia toiminnan kustannuksista.

Palkkakustannusten budjetointi yksikkökustannuksina tarkoittaa sitä, että hakemuksessa hakija ilmoittaa jokaisen tehtävän osalta bruttotyövoimakustannukset 12 kk jaksolta. Bruttotyövoimakustannusten perusteella lasketaan yksikkökustannus eli tuntihinta. Hakemuksessa annetaan myös arvio hankkeessa tehtävien tuntien määrästä. Tehtävän palkkakustannukset määräytyvät perustuen yksikkökustannukseen, joka kerrotaan hankkeessa työskenneltävien tuntien määrällä.

Palkkakustannusten budjetointi yksikkökustannuksina ja erityisesti tuntihinnan määrittäminen vaatii kuitenkin jonkin verran valmistelua hakemuksen valmisteluvaiheessa. Hakijan tuleekin tutustua huolellisesti ohjeisiin, jotka löytyvät hakijan oppaan kappaleesta ”6.3.6. Palkkakustannusten yksikkökustannus”. Hakijan opas löytyy aineistopankista.   

Palkkakustannuksiin voi sisällyttää kuukausittaisten palkkakustannusten lisäksi sosiaaliturvamaksut sekä muut lakisääteiset ja virka- ja työehtosopimuksiin perustuvat kustannukset. Lisäksi vuosiloma-ajan palkat sivukuluineen voi sisällyttää palkkakustannuksiin siltä osin kuin ne on ansaittu hankekauden aikana.

Palkkakustannuksiin voidaan sisällyttää ainoastaan hankkeessa työskentelevien henkilöiden palkkakustannuksia.

Hankekirjanpitoon tulee viedä ne hankkeesta aiheutuneet kustannukset, jotka raportoidaan tosiasiallisina kustannuksina. Esimerkiksi henkilöstön palkkakustannukset viedään hankkeen kirjanpitoon vain, kun ne korvataan tosiasiallisina kustannuksina. Vastaavasti 7%:n ja 1%:n kustannusmallilla korvattavissa hankkeissa kirjanpitoon merkitään tosiasiallisina kustannuksina korvattavat kustannukset. Operatiivisen tuen osalta hankkeen kirjanpitoon merkitään kaikki   operatiivisella tuella korvattavat kustannukset.

Prosenttimääräisinä korvattavia välillisiä kustannuksia ei viedä hankkeen kirjanpitoon.

Organisaation muuhun kirjanpitoon kaikki kustannukset tulee kirjata kirjanpitolain mukaisesti.

Kustannuksia ei eritellä sen mukaan millä rahoituksella kustannukset katetaan.   Hankkeissa EU-avustuksella korvataan 75% tai 90% kaikista hankkeen hyväksytyistä kustannuksista. Loppuosa kustannuksista jää hankkeen omarahoituksella, tai muulla julkisella tai yksityisellä rahoituksella katettavaksi.

Ei tarvitse. Arvonlisävero-ohjausta ei ole tarvetta hakea ja toimittaa, mikäli hankkeessa ei ole tosiasiallisia arvonlisäverollisia kustannuksia.

Raportointi koostuu väliraporteista sekä loppuraportista. Avustuspäätöksessä on määritelty raportoinnin tarkat määräajat. Toimitettavien raporttien määrä riippuu hankkeen tai toiminnan pituudesta, mutta pääsääntöisesti raportointi hallintoviranomaiselle tapahtuu puolen vuoden välein. Väliraportti tulee toimittaa noin 1,5 kk raportointijakson päättymisen jälkeen ja loppuraportti 2 kk hankkeen tai toiminnan päättymisen jälkeen. Tarkasta määräajat kuitenkin avustuspäätöksestäsi.

Jos kohderyhmää ei ole todennettu, katsotaan toiminnoista aiheutuneet kustannukset tukikelvottomiksi. Esimerkiksi 40% hankkeessa tämä tarkoittaa sitä, että hallintoviranomainen soveltaa esimerkiksi prosentuaalista rahoitusoikaisua hankkeeseen.

Kyllä, kohderyhmä tulee aina todentaa. Vastaanottokeskukset voivat kuitenkin todentaa osallistuneiden henkilöiden kansalaisuustiedot siten, että VOK:n edustaja allekirjoituksellaan vahvistaa, että kyseiset henkilöt ovat VOK:n asukkaita.

Tilaisuus tulee kohdentua hankkeen mukaiselle kohderyhmälle. Jos tilaisuuteen kuitenkin osallistuu yksittäisiä muita henkilöitä kuten maahanmuuttajataustaisia henkilöitä, joilla on Suomen kansalaisuus, he voivat osallistua, mutta heitä ei indikoida indikaattoreissa. Avustuspäätöksen mukainen kohderyhmä tulee kuitenkin säilyä pääasiallisena kohderyhmänä. 

Jos hankkeessa ei ole asetettu indikaattoreita, tulee kuitenkin muistaa myös tukikelpoisuusnäkökulma: jos tilaisuuteen osallistuvista suurin osa on muita kuin kohderyhmää, ei se ole enää hankesuunnitelman mukaista toimintaa. Yksittäiset, ei kohderyhmää olevat henkilöt voivat tilaisuuteen osallistua, mutta heitä ei indikoida. 

Eivät ole. Jos tilaisuuteen kuitenkin osallistuu yksittäisiä henkilöitä, jotka ovat Schengen-alueen kansalaisia tai kaksoiskansalaisia, he voivat osallistua, mutta heitä ei indikoida indikaattoreissa. Avustuspäätöksen mukainen kohderyhmä tulee kuitenkin säilyä pääasiallisena kohderyhmänä.

Ei voi. EU- näkyvyydestä huolehtiminen on hankeviestinnän minimivaatimus ja tukikelpoisuuden edellytys. Logon puuttuminen ja tiedotusvelvollisuuden noudattamatta jättäminen on peruste hylätä kustannus.

Kyllä. Maininta EU-rahoituksesta ja Euroopan unionin rahoittama tai Euroopan unionin osarahoittama-logo tulee aina lisätä avustuksen saajan verkkosivuille hankkeen kuvauksen yhteyteen ja tuoda esiin hankkeesta viestinnän yhteydessä.

Mikäli avustuksen saajalla on käynnissä useampi EU:n sisäasioiden rahastoista avustusta saava hanke tai operatiivisen tuen toiminta, ne voidaan myös listata samalle alasivulle.

Kyllä. Hankkeessa ei voi olla sekä tosiasiallisia palkkakustannuksia että yksikkökustannuksia. Kaikkien hankkeen työntekijöiden palkkakustannukset budjetoidaan samalla korvaustavalla.

Kyllä. Myös muita kyseisen erityistavoitteen indikaattoreita voi raportoida, vaikka niitä ei ole asetettu avustuspäätöksessä. Kaikkiin raportoituihin indikaattoreihin pätee samat todentamissäännöt.

Kun hankkeen toimet kohdentuvat haavoittuvassa asemassa oleville, tulee arvioida ja dokumentoida kunkin tukea saavan osallistujan osalta haavoittuvuuden peruste.  Eli teidän tulee hanketoteuttajana pystyä toteamaan se, että kyseiset henkilöt ovat haavoittuvassa asemassa olevia. 

Jos tietoa haavoittuvuuden perusteesta ei saada suoraan osallistujalta, voidaan dokumentoinnissa hyödyntää esimerkiksi hallinnollista rekisteriä (kuten viranomaisilta saatavat tiedot), tai riittävän edustavaa otantaa. Toissijaisia todentamisen tapoja käytettäessä tulee varmistaa, että rekistereistä koottu tieto vastaa kohderyhmää tai, että otanta edustaa riittävällä tavalla hankkeeseen osallistuneita koskevia tietoja. 

Tärkeää on muistaa, että aina silloin kun hankkeessa on kohderyhmänä haavoittuvassa asemassa olevia tai hanke saa korkeampaa tukea sillä perusteella, että se kohdistetaan haavoittuvassa asemassa oleville, tulee haavoittuvuuden peruste todentaa.

Ei voi. Kohderyhmä tulee pystyä todentamaan.

Lisäksi on huomioitava, että jos hankkeen kohderyhmää ovat kolmansien maiden kansalaiset, tulee avustuksen saajan varmistaa, että hankkeen järjestämään toimintaan osallistuvat henkilöt ovat kolmansien maiden kansalaisia. AMIF-rahaston sääntöjen mukaan avustuksen saajalla on velvollisuus todentaa hankkeen toimintaan osallistuvien henkilöiden kuuluvan avustuspäätöksessä määriteltyyn kohderyhmään. 

Jos kohderyhmää ei ole todennettu ohjeistuksen mukaisesti, voidaan toiminnoista aiheutuneet kustannukset katsoa tukikelvottomiksi.
 

Hakijan tulee kuvata hakemuksen suunnitelmaosiossa hankkeen sisällöllistä toteuttamista sellaisella tarkkuudella, että siitä käy selkeästi ilmi, mitä hankkeessa aiotaan käytännössä tehdä.

Hallintoviranomainen arvioi tämän sanallisen kuvauksen perusteella, onko 40 prosentin kustannusmalli sopiva hankkeelle.

Hankkeen muut kustannukset katetaan 40 prosentin korvauksella eikä niitä eritellä hakemukselle. Hakemukseen eritellään vain palkkakustannukset.