Kustannusarviota laatiessaan hakijan tulee valita hankkeelle sopivin kustannusmalli. Hallintoviranomainen ilmoittaa hakuilmoituksessa, jos jokin kustannusmalleista ei ole käytettävissä kyseisessä haussa.
EU:n sisäasioiden rahastoissa on käytössä kolme erilaista prosenttimääräisiä korvauksia sisältävää kustannusmallia sekä kertakorvaus.
Lisäksi yksikkökustannuksia voidaan käyttää palkkakustannusten ja vapaaehtoisen paluun korvausten budjetointiin.
Kustannusmallit hankkeille ovat:
- Prosenttimääräinen korvaus muihin kuin palkkakustannuksiin eli 40 prosentin kustannusmalli
- Prosenttimääräinen korvaus välillisiin kustannuksiin eli 7 prosentin kustannusmalli
- Prosenttimääräinen korvaus välillisiin kustannuksiin vain hankintoja sisältävissä hankkeissa eli 1 prosentin kustannusmalli
- Kertakorvaus
Huomioita kustannusmalleista:
- Hallintoviranomainen tekee lopullisen päätöksen hankkeessa käytettävästä kustannusmallista osana avustuspäätöstä.
- Kustannusmallia ei voi vaihtaa hankkeen kuluessa.
- Jos avustusta siirretään hankekumppaneille, käyttävät hakija ja hankekumppanit samaa kustannusmallia.
Kustannusmallien avulla pyritään yksinkertaistamaan hankkeiden hallinnointia
Kustannusmalleilla pyritään:
- vähentämään avustuksensaajan työmäärää erityisesti raportointivaiheessa,
- nopeuttamaan maksatushakemusten käsittelyä ja
- vähentämään kustannuksia koskevien selvitysten tarvetta.
EU:n sisäasioiden rahastoissa on käytössä kolme erilaista prosenttimääräisiä korvauksia sisältävää kustannusmallia sekä kertakorvaus.
Lisäksi yksikkökustannuksia voidaan käyttää palkkakustannusten ja vapaaehtoisen paluun korvausten budjetointiin.
Alta löydät tarkemman kuvauksen kunkin kustannusmallin keskeisistä piirteistä ja siitä, miten eri kustannuslajit niissä korvataan.
Lisätietoa kustannusmalleista löytyy Hakijan oppaasta.
Prosenttimääräinen korvaus muihin kuin palkkakustannuksiin (40 prosentin kustannusmalli)
Kustannusmallin käytön edellytyksenä on, että:
- yksikään hankkeeseen sisältyvä hankinta ei ylitä arvoltaan kansallista kynnysarvoa
- hankkeeseen sisältyy palkkakustannuksia, joista 40 prosentin korvaus lasketaan.
40 prosentin kustannusmallissa:
- Hankkeen kaikki muut kustannukset paitsi henkilöstön palkkakustannukset katetaan prosenttimääräisellä korvauksella. Hankkeen palkkakustannukset budjetoidaan joko yksikkökustannuksina (ensisijainen tapa) tai tosiasiallisina kustannuksina.
- Hankkeen muiden kustannusten kattamiseen käytettävä prosenttimääräinen korvaus on 40 prosenttia hankkeen palkkakustannuksista laskettuna. Esim. Hankkeen palkkakustannukset ovat 100 000 euroa 40 000 euroa. Hankkeen kokonaiskustannukset ovat 140 000 euroa.
Prosenttimääräisenä korvattavat välilliset kustannukset (7 prosentin kustannusmalli)
7 prosentin kustannusmalli on vaihtoehtoinen 40 prosentin kustannusmallin kanssa. Se soveltuu hankkeisiin, joissa:
- on yksittäisiä hankintoja, joiden ennakoitu arvo ylittää hankintalainsäädännön mukaisen kansallisen kynnysarvon.
- hankkeen muiden kustannusten osuus on niin merkittävä, että hankkeen tarkoituksenmukainen toteuttaminen ei ole mahdollista 40 %:n kustannusmallia käyttäen.
7 prosentin kustannusmallissa:
- Suurin osa hankkeen kustannuksista budjetoidaan ja korvataan tosiasiallisina kustannuksina.
- Hankkeen välilliset kustannukset korvataan prosenttimääräisenä 7 prosentin osuutena, joka lasketaan välittömistä kustannuksista.
7 prosentin kustannusmallissa välittöminä kustannuksina voidaan korvata:
- Hankehenkilöstön palkkakustannukset yksikkökustannuksina (ensisijainen tapa) tai tosiasiallisina kustannuksina
- Hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat seuraavat kustannukset tosiasiallisina kustannuksina: ostopalvelut, matkakustannukset, käyttöomaisuus ja kiinteä omaisuus (koneiden ja laitteiden tai rakennusten, rakennelmien, rakenteiden ja maa-alueiden hankinta tai vuokraus), tilojen vuokrakustannukset sekä muut sisällölliseen toteuttamiseen liittyvät kustannukset
- Hankkeelta edellytetystä tiedotuksesta ja viestinnästä sekä hankkeen tilintarkastuksesta aiheutuvat kustannukset tosiasiallisina kustannuksina
7 prosentin prosenttimääräisellä korvauksella tulee kattaa ainakin seuraavat välilliset kustannukset:
- hankehenkilöstön käyttöön varatuista toimitiloista, koneista, laitteista ja kalustosta aiheutuvat kustannukset
- taloushallinto-, yleishallinto- ja toimistokustannukset
- hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin
- hankehenkilöstön työterveyshuollosta aiheutuvat kustannukset
- hankkeen ohjausryhmän kustannukset
Prosenttimääräisenä korvattavat välilliset kustannukset vain hankintoja sisältävissä hankkeissa (1 prosentin kustannusmalli)
1 prosentin kustannusmallia käytetään hankkeissa, joihin sisältyy pelkkiä hankintoja kuten laite- tai tietojärjestelmä hankintoja tai ostopalvelua.
1 prosentin kustannusmallissa välittömät kustannukset budjetoidaan tosiasiallisina kustannuksina ja niihin voi sisältyä:
- hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat seuraavat kustannukset: käyttöomaisuus ja kiinteä omaisuus (koneiden ja laitteiden tai rakennusten, rakennelmien, rakenteiden ja maa-alueiden hankinta tai vuokraus) sekä ostopalvelut
- hankkeelta edellytetystä tiedotuksesta ja viestinnästä aiheutuvat kustannukset
- hankkeen tilintarkastuksesta aiheutuvat kustannukset, jos tilintarkastusta edellytetään avustuspäätöksessä
1 prosentin prosenttimääräisellä korvauksella tulee kattaa ainakin seuraavat välilliset kustannukset:
- hankkeessa toteutettavien hankintojen hallinnoinnista aiheutuvat palkka- ja matkakustannukset
- taloushallinto-, yleishallinto- ja toimistokustannukset sekä hankkeen hallinnointia varten varatuista toimitiloista aiheutuvat kustannukset
- hankkeen ohjausryhmän kustannukset
Kertakorvaus
Kertakorvaus-kustannusmallin käytön edellytyksenä on, että:
- hankkeelle on määritettävissä selkeät ja mitattavissa olevat tuotokset ja
- hankkeen kokonaiskustannukset ovat enintään 200 000 euroa.
Kertakorvaus-hankkeissa:
- Kustannusarvio laaditaan hakemuksessa 7 prosentin kustannusmallilla, jonka perusteella hankkeelle määritellään kokonaisbudjetti.
- Perustelluissa tapauksissa hanke voidaan toteuttaa osissa. Jokaiselle osalle laaditaan oma kustannusarvio.
- Avustuksensaaja raportoi hankkeen kustannusten sijaan hankkeen tuotoksista.
- Avustus maksetaan hankkeelle sen jälkeen, kun avustuksen saaja on osoittanut, että tavoitellut tuotokset on saavutettu.
Kustannusmallit operatiivisella tuella avustettavassa toiminnassa
Operatiivisella tuella avustettavassa toiminnassa budjetointi tapahtuu tosiasiallisten kustannusten mukaan. Palkkakustannukset voi kuitenkin budjetoida myös palkkakustannusten yksikkökustannuksina.