EU:n sisäasioiden rahastoista avustetuissa hankkeissa ja toiminnassa on noudatettava moitteettoman varainhoidon periaatteita. Tämän periaatteen mukaisesti unionin talousarvion määrärahat on käytettävä:
- taloudellisesti,
- tehokkaasti
- ja vaikuttavasti.
EU:n varoilla avustettujen hankkeiden hankintojen on oltava kustannuksiltaan kohtuullisia.
Tyypillisesti EU:n sisäasioiden rahastoista avustetuissa hankkeissa ja toiminnassa hankitaan ostopalveluja tai käyttö- ja kiinteää omaisuutta, kuten tietojärjestelmiä, kalustohankintoja, laitteita sekä asiantuntija- ja koulutuspalveluja.
Hankinnoista aiheutuvien kustannusten tulee olla:
- määrältään kohtuullisia ja tarpeellisia,
- niiden tulee olla avustuspäätöksen mukaisia,
- budjetoituja ja
- ennalta suunniteltuja.
Hankinnan arvo ja tyyppi määrittelee hankinnan toteuttamista
Hankinnan arvo eli sen kokonaiskustannukset ja hankinnan tyyppi määrittelee sitä, miten hankinta toteutetaan ja mitä lakia tai muita ohjeistuksia hankinnassa noudatetaan.
Hankintaa ei saa pilkkoa eriin, laskea poikkeuksellisin menetelmin tai yhdistellä keinotekoisesti, jotta hankintoja koskevia säännöksiä ei tarvitsisi soveltaa.
Suorahankinnan käyttö on aina perusteltava ja dokumentoitava.
Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat
Jos hankinnan arvo ylittää kansallisen kynnysarvon (60 000 euroa, alv 0 prosenttia), sovelletaan hankinnassa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016).
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (139/2016) Finlex.fi
Kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen osalta tulee hankkeen raportin mukana toimittaa asiakirjoja pyydetyiltä osin.
Puolustus- ja turvallisuushankinnat
Puolustus- ja turvallisuushankinnoissa noudatetaan lakia julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista (1531/2011).
Laki julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista (1531/2011) Finlex.fi
Puolustus- ja turvallisuushankinnoissa säädetyn kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa on hankintayksiköiden noudatettava omia sisäisiä hankintasääntöjä ja -ohjeita.
Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat
Jos hankinta jää alle kansallisen kynnysarvon, on aina varmistettava hankintojen avoimuus, suhteellisuus, tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu sekä markkinoiden toimivuus.
Hankinnat, joiden arvo on vähintään 10 000 euroa mutta alle kansallisen kynnysarvon (60 000 euroa)
Jos hankinnan arvo jää alle kansallisen kynnysarvon, mutta on 10 000 euroa tai sitä suurempi, on kustannusten kohtuullisuus selvitettävä tarjouksin tai muilla tavoin.
Kustannusten kohtuullisuuden selvittämiseksi tehdyt toimet on dokumentoitava ja avustuksen saajan on pystyttävä tarkastuksen yhteydessä esittämään tehdyt toimet.
Tapaukset, jolloin hankintojen kustannukset eivät ole tukikelpoisia
Jos hankinnasta ei ole pyydetty riittävästi tarjouksia asianmukaisilta tahoilta, tukikelpoisia eivät ole sellaisten hankintojen kustannukset, jotka on tehty:
- avustuksen saajalta, siirron saajalta tai näiden vastuuasemassa olevan henkilön perheenjäseneltä,
- avustuksen saajan, siirron saajan tai näiden vastuuasemassa olevan henkilön perheenjäsenen määräysvallassa olevalta yritykseltä tai
- avustuksen saajan tai siirron saajan johtavassa asemassa olevalta henkilöltä.
Vinkki! Kiinnitä huomiota hankkeen alusta asti hankintojen hyvään dokumentointiin ja asiakirjojen arkistointiin.
Hankintoihin liittyvät rahoitusoikaisut
Komissio on antanut ohjeistuksen rahoitusoikaisujen määrittelystä sääntöjenvastaisesti tehtyihin hankintoihin liittyen. Mikäli hankintoja ei ole tehty annettuja hankintaohjeistuksia noudattaen, määritellään mahdolliset rahoitusoikaisut komission päätökseen perustuen (C(2019) 3452, (komission päätös suuntaviivoista niiden rahoitusoikaisujen määrittämiseksi, jotka tehdään unionin rahoittamiin menoihin julkisia hankintoja koskevien sääntöjen noudattamatta jättämisen vuoksi).
Tätä rahoitusoikaisuohjeistusta sovelletaan kaikkiin kansallisen kynnysarvon ja EU:n kynnysarvon ylittäviin hankintoihin.