Tämä ohjeistus koskee ohjelmakaudelta 2021-2027 rahoitusta saavan hankkeen päättämistä.
Hankkeen tai toiminnan päättäminen on tärkeä vaihe hallinnoinnissa ja siihen on hyvä varata riittävästi aikaa ja henkilöstöresursseja. Hankkeen toteuttamisajan lähestyessä loppuaan, on avustuksen saajan varmistettava, että tarvittavat toimenpiteet ehditään tehdä toteuttamisajan sisällä ja budjetin mukaisesti. Lisäksi on hyvä muistaa, että vaikka loppuraportointi tapahtuu hankkeen päättymisen jälkeen, tulee tehtävät organisoida siten, että myös loppuraportointi tulee toteutetuksi sääntöjen ja ohjeistusten mukaisesti.
Loppuraportin valmistelu ja lähettäminen
Hankkeen tai toiminnan päättymisen jälkeen valmistellaan loppuraportti. Loppuraportissa:
- raportoidaan viimeinen raportointijakso
- raportoidaan toteutuneita toimia ja tuloksia kokonaisuudessaan
- arvioidaan vaikuttavuutta
- kerrotaan, miten tulokset jäävät elämään hankekauden jälkeen
- raportoidaan toteutuneista kokonaiskustannuksista
- raportoidaan toteutuneet rahoitusosuudet
Ennen loppuraportin toimittamista on varmistettava, että kaikki kustannukset (myös mahdollisesta tilintarkastuksesta aiheutuneet kustannukset) on maksettu.
Avustuksen saaja lähettää loppuraportin hallintoviranomaiselle kahden kuukauden kuluessa hankkeen tai toiminnan päättymisestä. Tarkka määräaika on mainittu avustuspäätöksessä.
Tilintarkastus
Mikäli avustuspäätöksessä on edellytetty hanke- tai toimintakohtaista tilintarkastusta, tulee tilintarkastus teettää ulkopuolisella tilintarkastajalla ja tilintarkastuskertomus tulee liittää loppuraporttiin.
Raportoinnin avuksi hallintoviranomainen on valmistellut käytettäväksi tilintarkastuskertomuksen mallilomakkeen. Tilintarkastuksen mallilomake löytyy Aineistopankista.
Asiakirjojen ja aineiston säilyttämisvelvollisuus
Avustuksen saaja on velvollinen säilyttämään kaikki hankkeeseen tai toimintaan liittyvä aineisto viiden vuoden ajan laskettuna sen vuoden joulukuun 31 päivästä, jolloin hallintoviranomainen on suorittanut viimeisen maksun avustuksen saajalle. Esimerkiksi: jos viimeinen maksuerä on suoritettu avustuksen saajalle 31.10.2024, tulee avustuksen saajan säilyttää aineisto 31.12.2029 saakka.
Aineisto ja asiakirjat on säilytettävä siten, että ne ovat vaikeudetta tarkastettavissa mahdollisissa tulevissa tarkastuksissa.
Tarkastuksia suorittavat hallintoviranomaisen lisäksi myös rahastojen tarkastusviranomainen sekä EU:n toimielimet. Tarkastukset voivat ajoittua usean vuoden päähän hankkeen tai toiminnan päättymisestä.
Tulosten hyödyntäminen ja arviointi
Hankkeessa aikaansaatuja tuotoksia ja tuloksia tulee sen päättymisen jälkeen hyödyntää avustuksen saajan oman organisaation toiminnassa sekä pyrkiä levittämään niitä laajemmin myös muidenkin toimijoiden hyödynnettäväksi.
Saavutettuja tuloksia tulee myös arvioida. Arvioinnissa voidaan esimerkiksi käyttää sisältöanalyysiä, teemahaastatteluja, arviointikyselyjä tai arviointityöpajoja. Sekä avustuksen saajan että siirron saajien, kohderyhmän edustajien ja ohjausryhmän on hyvä olla osallisena arvioinneissa. Hankkeesta voidaan myös teettää ulkoinen arviointi.
Ulkopuolinen taho suorittaa lisäksi rahaston ohjelmista väliarvioinnin ja loppuarvioinnin. Avustuksen saaja on velvollinen tarvittaessa osallistumaan arviointien toteuttamiseen.
Velvollisuudet koskien hankittua käyttö- ja kiinteää omaisuutta
Käyttö- ja kiinteään omaisuuteen liittyy erityisiä velvoitteita EU:n näkyvyyden osalta. Velvoitteita on kuvattu Viestintä-sivulla. Velvollisuus EU:n näkyvyyteen tulee huomioida myös hankekauden päättymisen jälkeen.
On tärkeä muistaa varmistaa, että hankittu käyttö- tai kiinteä omaisuus on vastaanotettu ennen hankkeen toteuttamisajan päättymistä. Hankittava omaisuus tulee kirjata organisaation käyttöomaisuuskirjanpitoon ja/tai irtaimistoluetteloon ja poistot poistosuunnitelmaan organisaation omien ohjeiden mukaisesti. EU:n tuella hankitusta omaisuudesta on ylläpidettävä ajantasaista sijoituspaikkaluetteloa.
Käyttö- tai kiinteän omaisuuden käyttöaikavelvoitteet on määritelty avustuspäätöksessä.
Lisäohjeita käyttö- ja kiinteän omaisuuden hallinnointiin annetaan hallinnointioppaassa, jonka löydät aineistopankista.