Hallintoviranomainen tekee hankkeisiin ja toimintaan erilaisia varmennuksia eli tarkastuksia. Tarkastusten tarkoituksena on valvoa, että avustuksen saaja ja siirron saajat eli hankekumppanit noudattavat:
- avustuksen käytön ehtoja ja
- hyvää hallinnointitapaa hanketta tai toimintaa hallinnoitaessa.
Velvollisuudet ja oikeudet tehdä tarkastuksia on määritelty Euroopan unionin yleisasetuksessa sekä sisäasioiden rahastoista annetussa laissa ja valtioneuvoston asetuksessa.
Hallintoviranomainen käsittelee kaikki avustuksen saajien toimittamat raportit. jolloin hallintoviranomainen varmistaa mm. raportin oikeellisuuden, hankkeen tai toiminnan edistymisen sekä tarkoituksenmukaisuuden.
Joihinkin raportteihin tehdään tarkempi hallinnollinen tarkastus esimerkiksi kustannusten tukikelpoisuuden varmentamiseen tai tarkempaan edistymiseen tai avustuspäätöksen mukaisuuteen liittyen, jolloin hallintoviranomainen pyytää asiakirjoja kirjallisesti.
Raporttien käsittelyn lisäksi hallintoviranomainen tekee tarkastuksia paikan päällä.
Paikan päällä tehtävät tarkastukset
Tarkastuksia paikan päällä tehdään hankkeiden ja toiminnan ollessa käynnissä tai niiden päättymisen jälkeen. Pääsääntöisesti tarkastuksista ilmoitetaan avustuksen saajalle ennakkoon mutta niitä voidaan harkinnanvaraisesti tehdä myös ennalta ilmoittamatta.
Tarkastukset kohdistuvat hankkeen tai toiminnan hallinnointiin ja toimintaan. Niissä voidaan tarkastaa mm. seuraavia asioita:
- toiminta yleisesti
- asiakirjat ja muu aineisto
- kirjanpito
- viestintä ja EU:n näkyvyys
- tietojärjestelmät
- kalusto
- indikaattorit
Toiminnallisessa tarkastuksessa hallintoviranomainen varmistaa, että avustuksen saaja toteuttaa hanketta tai toimintaa hankesuunnitelman mukaisesti ja sääntöjen puitteissa sekä käyttää avustusta avustuspäätöksen mukaisesti.
Toiminnallisessa tarkastuksessa tarkastellaan erityisesti hankkeen etenemistä, EU:n näkyvyyttä, aineistoa ja indikaattoritietojen luotettavuutta sekä todenmukaisuutta.
Taloustarkastuksessa hallintoviranomainen tarkastaa hankkeen tai toiminnan kustannuksia ja kirjanpitoa sekä hankintamenettelyjä. Näin varmistetaan raportoitujen menojen oikeellisuus ja säännönmukaisuus sekä kustannusten tukikelpoisuus.
Tarkastuskäynnillä tulee olla helposti saatavilla kaikki hankkeeseen tai toimintaan liittyvä aineisto. Lisäksi on tärkeää, että hankkeen toteutuksen kannalta oleelliset henkilöt ovat paikalla.
Näiden lisäksi hallintoviranomainen voi suorittaa tarkastuksia hankkeen tai toiminnan päättymisen jälkeen myös hankitun käyttö- ja kiinteän omaisuuden käyttöön liittyen.
Paikan päällä tehtävistä tarkastuksista laaditaan tarkastusraportit.
Tarkastuksia tekevät useat eri tahot
Avustuksen saajiin kohdistuvia tarkastuksia suorittaa pääasiassa hallintoviranomainen. Lisäksi tarkastuksia saattavat tehdä:
- rahastojen tarkastusviranomainen eli valtiovarainministeriö,
- Euroopan komissio ja
- näiden valtuuttamat tahot.
Myös muilla Euroopan unionin toimielimillä, kuten Euroopan tilintarkastustuomioistuimella, on oikeus suorittaa tarkastuksia hankkeisiin tai toimintaan.
Hallintoviranomainen voi myös omalla päätöksellään valtuuttaa toisen viranomaisen tai riippumattoman tilintarkastajan suorittamaan tarkastuksen. Lisäksi hallintoviranomaisella on oikeus pyytää tarvittaessa virka-apua toisilta viranomaisilta.
Tarkastusviranomaisen tarkastukset
Tarkastusviranomaisen suorittamat tarkastukset kohdistuvat pääasiassa hallintoviranomaiseen.
Tarkastusviranomainen voi suorittaa tarkastuksia myös avustuksen saajiin ja siirron saajiin varmistaakseen hallintoviranomaisen toimien ja raportoinnin oikeellisuuden.
EU:n toimielinten tarkastukset
Euroopan komission lisäksi myös muut EU:n toimielimet, esimerkiksi EU:n tilintarkastustuomioistuin, voivat tehdä jäsenvaltioissa myös avustuksen saajiin kohdistuvia tarkastuksia. Komissiolla tai sen edustajilla ja tilintarkastustuomioistuimella on tarkastusvaltuudet ja näitä valtuuksia käytetään asiakirjatarkastuksissa ja paikan päällä suoritettavissa tarkastuksissa.
Tarkastusvaltuudet koskevat kaikkia avustuksen saajia ja hankkeissa toimivia urakoitsijoita sekä alihankkijoita.
Avustuksen saajien tulee toimia täydessä yhteistyössä Euroopan komission ja toimivaltaisten viranomaisten kanssa näiden toimeenpannessa tarkastusvelvollisuuksiaan.
EU:n toimielimet eivät kuitenkaan kohdista tarkastusta samaan hankkeeseen tai toimeen, joka on kertaalleen tarkastettu kansallisen tarkastusviranomaisen toimesta. Tätä kutsutaan yhden tarkastuksen periaatteeksi.
Tarkastusta tekevän tahon oikeudet
Tarkastusta suorittavalla taholla on tarkastuksen suorittamiseksi oikeus päästä tuen käytön kannalta merkityksellisiin toimitiloihin, rakennuksiin tai muihin paikkoihin valvontatehtävän edellyttämässä laajuudessa.
Tarkastajalla on oikeus ottaa asiakirjat ja muu merkityksellinen aineisto haltuunsa tarkastuksen asianmukaisen suorittamisen niin edellyttäessä. Tarkastuksessa noudatetaan hallintolakia.
Tarkastuksia suorittavilla viranomaisilla on oikeus tarkastaa siirron saajan eli hankekumppanin toimintaa vastaavalla tavalla kuin avustuksen saajan toimintaa.
Tarkastus suoritetaan aina muualla kuin yksityisyyden suojan piiriin kuuluvissa tiloissa. Esimerkiksi yksityishenkilön kotona tarkastusta ei suoriteta edes avustuksen saajan suostumuksella.
EU:n sisäasioiden rahastot kuuluvat jaetun hallinnoinnin piiriin, jolloin hallinnointivastuu on jaettu jäsenvaltion ja Euroopan komission kesken. Velvollisuudet ja oikeudet tehdä tarkastuksia on määritelty Euroopan unionin yleisasetuksessa sekä sisäasioiden rahastoista annetussa laissa ja valtioneuvoston asetuksessa.
Tarkastukset dokumentoidaan
Kaikki tarkastukset dokumentoidaan myöhempää todentamista varten. Tarkastava viranomainen laatii tarkastuksista tarkastusraportit, joihin avustuksen saaja voi antaa vastineensa.
Mikäli tarkastuksissa ilmenneet havainnot sitä edellyttävät, suoritetaan mahdollisia lisätarkastuksia ja lisäksi mahdollisista sääntöjenvastaisuuksista raportoidaan eteenpäin säännösten edellyttämille tahoille.