Förvaltningsskyldigheter

Projekten och verksamheten ska förvaltas i enlighet med gällande nationell lagstiftning och EU-lagstiftning samt förvaltningsmyndighetens anvisningar.

Förutsättningar som gäller understödstagaren

Av understödstagaren förutsätts

lämplig projektförvaltning
dokumentation av projektdokumenten
regelbunden rapportering.

Understödstagaren ska ha tillräckliga ekonomiska och administrativa förutsättningar att genomföra projektet eller verksamheten. Dessutom ska understödstagaren ha förutsättningar att svara för kontinuiteten i den verksamhet som projektet resulterar i eller som stöds efter det att understödet har beviljats.

Med kontinuitet avses att förbättra slagkraften hos de uppnådda verksamheterna och resultaten på lång sikt. Om projektet är av engångskaraktär eller om projektet i övrigt är sådant att det inte är avsett att medföra bestående nytta, förutsätts inte kontinuitet.

Projektet ska genomföras i enlighet med understödsbeslutet

Understödstagaren ska genomföra projektet eller verksamheten enligt planen och tidtabellen i understödsbeslutet.

Understödstagaren ska också regelbundet följa upp utvecklingen av och kostnaderna för verksamheter och rapportera om dem enligt givna anvisningar och tidsfrister.

Kommunikationen

Att kommunicera om projektet och sörja för EU:s synlighet är förutsättningar för den understödda verksamhetens stödberättigande. Understödstagaren ska kommunicera om projektet och se till att EU synliggörs i enlighet med anvisningarna.

Anvisningar för kommunikation finns på sidan Kommunikation.

Betydande ändringar ska anmälas

Understödstagaren ska utan dröjsmål underrätta förvaltningsmyndigheten om betydande förändringar i genomförandet av projektet som föranleds av någon orsak eller annan. Innan ändringarna genomförs ska man vara i kontakt med förvaltningsmyndigheten.

Också ändringar i kontaktuppgifterna ska anmälas till förvaltningsmyndigheten.

Styrgrupp

En styrgrupp ska tillsättas för projektet. För operativa stödåtgärder krävs inte att en styrgrupp tillsätts. Styrgruppens syfte är att

styra, följa upp och övervaka att projektet eller verksamheten framskrider enligt planen och att kostnaderna realiseras.

Styrgruppen är inte juridiskt ansvarig för genomförandet, utan det är understödstagaren som har ansvaret.

För att säkerställa bredaste möjliga sakkunskap till stöd för projektet bör ett tillräckligt antal experter utses till medlemmar i styrgruppen i förhållande till projektets storlek och art.

Om styrgruppens sammansättning:

Till styrgruppen ska kallas företrädare för de viktigaste intressentgrupperna, såsom projektpartnerna samt vid behov andra experter med tanke på projektets natur.
Det rekommenderas också att det i styrgruppen finns en företrädare för projektets målgrupp, om det är ändamålsenligt.
Styrgruppen kan också vara ett befintligt organ om den uppfyller de villkor som fastställts för styrgruppen.
Till styrgruppen utses inte någon företrädare för förvaltningsmyndigheten, men förvaltningsmyndighetens företrädare har närvaro- och yttranderätt i styrgruppen vid behandlingen av ett ärende som gäller projektet.
Förvaltningsmyndigheten godkänner genom understödsbeslutet den sökandes förslag till styrgrupp.

Styrgruppen behandlar ansökningar om ändring av understödsbeslutet samt projektets slutrapport. Över mötena förs protokoll. Kallelserna till styrgruppens möten ska också sändas till förvaltningsmyndigheten.

Bokföring

Understödstagaren ska föra separat bokföring över inkomsterna och utgifterna för projektet eller verksamheten. Kostnaderna ska bokföras för den del som understöd har beviljats på grundval av faktiska och betalda kostnader.

Bokföringen över projektet eller verksamheten koncentreras till understödstagarens bokföring. I projekt där projektet genomförs inte bara av understödstagaren, det vill säga den som i huvudsak genomför projektet, utan även av överföringsmottagarna, bokförs även kostnader i överföringsmottagarens bokföring. I båda fallen ska i bokföringen för projektet eller verksamheten inrättas en egen kostnadsplats, projektkod eller annan identifiering som gör det möjligt att entydigt särskilja alla inkomster och utgifter som föranleds av projektet eller verksamheten från organisationens övriga bokföring.

Vid bokföringen ska iakttas god bokföringssed. De bestyrkta redovisningsutdragen ska överlämnas till förvaltningsmyndigheten i samband med rapporteringen i enlighet med anvisningarna.

Momsstyrning

Mervärdesskatt är en stödberättigande kostnad om mottagaren av understödet eller mottagaren av överföringen har betalat mervärdesskatten och visat att det inte är möjligt att få återbäring av mervärdesskatten.

Om understödstagaren eller mottagaren av överföringen inkluderar mervärdesskattekostnaderna som kostnader för projektet eller verksamheten, ska den tillställa förvaltningsmyndigheten Skatteförvaltningens handledning för mervärdesskatt. Genom handledning för mervärdesskatt ger Skatteförvaltningen en utredning om att det inte är möjligt att få återbäring för mervärdesskatten. Förvaltningsmyndigheten kan också godkänna någon annan tillräcklig och på relevanta fakta grundad utredning som understödstagaren eller överföringstagaren har lagt fram om att mervärdesskatten kvarstår som slutlig kostnad.

Momsstyrning behöver inte sökas och lämnas in, om projektet inte omfattar faktiska momspliktiga kostnader. Detta innebär att man inte behöver momsstyrning i projekt som följer kostnadsmodellen på 40 %.

Momsstyrningen är projektspecifik. Den är även organisationsspecifik så att eventuella mottagare måste ansöka om momsstyrning separat hos skattemyndigheten.

Mervärdesskatt som projektet eller verksamheten har orsakat kommunen och samkommunen är inte en stödberättigande kostnad.

Förvaring av handlingar

Understödstagaren ska förvara alla behövliga uppgifter, utredningar, handlingar och upptagningar som kan vara av betydelse vid tillsynen över att grunderna för beviljande av understöd uppfylls, användningen av understödet och iakttagandet av villkoren.

Också de handlingar som gäller överföringsmottagarnas projekt ska förvaras av understödstagaren. Handlingar som innehåller personuppgifter eller andra sekretessbelagda uppgifter ska förvaras på behörigt sätt. Förvaringen av handlingarna är till nytta understödstagaren också när eventuella oegentligheter utreds.

Understödstagaren ska förvara de handlingar och bokföringsmaterial som hänför sig till projektet eller verksamheten så att det utan svårighet är möjligt att övervaka användningen av understödet.

Materialet ska förvaras i fem år räknat från den 31 december det år då förvaltningsmyndigheten har betalat den sista avgiften till understödstagaren. Exempel: Om den sista raten har betalats till understödsmottagaren den 31 oktober 2024 ska understödsmottagaren bevara materialet fram till den 31 december 2029.

Materialet kan förvaras i elektronisk form förutsatt att det är möjligt att övervaka användningen både under projektet eller verksamheten och efter det att projektet eller verksamheten har avslutats. Handlingarna ska förvaras så att hela projektet eller verksamheten kan granskas på en gång även några år efter det att det har avslutats.

Närmare anvisningar om förvaringen av handlingar ges i förvaltningshandboken.

Projekt- och verksamhetsutvärdering

Fondens program och de projekt och verksamheter som genomförs inom ramen för dem kommer att utvärderas av fondens förvaltningsmyndighet och Europeiska kommissionen.

Syftet med utvärderingarna är att kritiskt bedöma projektets eller verksamhetens åtgärder, deras genomförande, slagkraft, effektivitet och betydelse i förhållande till de uppställda målen.

Utvärderingarna kan göras på olika sätt, till exempel genom frågeformulär eller intervjuer.
Alla projekt eller verksamheter som får understöd ur fonderna är skyldiga att delta i genomförandet av utvärderingarna.