Projekt inom ramen för EU:s fonder inom området för inrikes frågor måste följa principerna om sund ekonomisk förvaltning. I enlighet med denna princip ska anslagen i unionens budget användas 

  • sparsamt  
  • effektivt  
  • ändamålsenligt.  

Upphandlingar i projekt som stöds med medel från Europeiska unionen ska ha rimliga kostnader. 

Vanligtvis inom projekt och verksamhet som finansieras ur EU:s fonder inom området för inrikes frågor gäller upphandlingar köpta tjänster eller anläggnings- och fast egendom, såsom informationssystem, materialanskaffning, utrustning samt expert- och utbildningstjänster.  

Upphandlingskostnaderna ska vara:

  • rimliga och nödvändiga till sin kvantitet,  
  • förenliga med understödsbeslutet,  
  • budgeterade och  
  • planerade på förhand.  

Upphandlingens värde och typ avgör hur den genomförs 

Upphandlingens värde, dvs. dess totala kostnader, och typen av upphandling, bestämmer hur den ska genomföras och vilka lagar eller andra anvisningar som ska iakttas vid upphandlingen. 

Upphandlingen får inte delas upp i rater, beräknas med exceptionella metoder eller kombineras på konstgjord väg för att undvika att bestämmelserna om upphandling tillämpas. 

Användningen av direktupphandling ska alltid motiveras och dokumenteras.  

Upphandling som överstiger det nationella tröskelvärdet  

Om upphandlingens värde överstiger det nationella tröskelvärdet (60 000 euro moms 0 %), tillämpas lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016).

Lag om offentlig upphandling och koncession (1397/2016) Finlex.fi

När det gäller upphandling som överskrider det nationella tröskelvärdet ska handlingar lämnas in tillsammans med projektrapporten till de delar som begärs. 

Försvars- och säkerhetsupphandling 

Vid försvars- och säkerhetsupphandlingar iakttas lagen om offentlig försvars- och säkerhetsupphandling (1531/2011).  

Lag om offentlig försvars- och säkerhetsupphandling (1531/2011) Finlex.fi

Vid upphandling som understiger det nationella tröskelvärdet vid försvars- och säkerhetsupphandling ska de upphandlande enheterna iaktta sina egna interna upphandlingsregler och upphandlingsanvisningar. 

Upphandling som understiger det nationella tröskelvärdet 

Om upphandlingen ligger under det nationella tröskelvärdet ska öppenhet, proportionalitet, likabehandling och icke-diskriminerande behandling av anbudsgivare och marknadens funktion alltid säkerställas.  

Upphandlingar vars värde är minst 10 000 euro men lägre än det nationella tröskelvärdet (60 000 euro)  

Om upphandlingens värde ligger under det nationella tröskelvärdet men är 10 000 euro eller högre, ska kostnadernas rimlighet utredas genom anbud eller på något annat sätt.  

De åtgärder som vidtagits för att utreda kostnadernas rimlighet ska dokumenteras och understödstagaren ska kunna lägga fram de åtgärder som vidtagits i samband med kontrollen.  

Fall där upphandlingskostnaderna inte är stödberättigade 

Om det inte har begärts tillräckligt många anbud för upphandlingen från de behöriga instanserna, är inte kostnaderna för sådana upphandlingar som gäller 

  • understödstagaren, överföringsmottagaren eller en familjemedlem till den person som är ansvarig för dessa  
  • ett företag där understödstagaren, överföringsmottagaren eller en familjemedlem till den person som är ansvarig för dessa har bestämmande inflytande  
  • en person som har en ledande befattning hos understödstagaren eller överföringsmottagaren. 

Tips! Var uppmärksam på god dokumentation av verksamheten och dokumentarkiv redan i projektets början. 

Finansiella korrigeringar i samband med upphandling

Kommissionen har utfärdat riktlinjer för hur finansiella korrigeringar ska fastställas i samband med olaglig upphandling. Om upphandlingarna inte har gjorts i enlighet med givna upphandlingsanvisningar, fastställs eventuella finansiella korrigeringar på basis av kommissionens beslut (C (2019) 3452, (kommissionens beslut om riktlinjer för fastställande av finansiella korrigeringar av utgifter som finansieras av unionen på grund av bristande efterlevnad av reglerna för offentlig upphandling).

Denna anvisning om finansiella korrigeringar ska tillämpas på alla upphandlingar som överstiger det nationella tröskelvärdet och EU:s tröskelvärde.