Att avsluta ett projekt eller en verksamhet är ett viktigt steg i förvaltningen och det är bra att avsätta tillräckligt med tid och mänskliga resurser.
Utarbetande och inlämnande av slutrapporten
En slutrapport ska utarbetas efter det att projektet eller verksamheten avslutats. I slutrapporten
- rapporteras den sista rapporteringsperioden
- rapporteras genomförda åtgärder och resultat i sin helhet
- bedöms genomslagskraften
- redogörs för hur resultaten blir kvar vid liv efter projektperioden
- rapporteras om faktiska helhetskostnader
- rapporteras faktiska finansieringsandelar.
Understödstagaren lämnar in slutrapporten till förvaltningsmyndigheten inom två månader efter det att projektet eller verksamheten har avslutats. Den exakta tidsfristen nämns i understödsbeslutet.
Revision
Om det i understödsbeslutet förutsätts projekt- eller verksamhetsspecifik, ska revisionen utföras av en utomstående revisor och revisionsberättelsen ska fogas till slutrapporten.
För att underlätta rapporteringen har förvaltningsmyndigheten utarbetat en mall för revisionsberättelsen. Revisionsblanketten finns senare i Materialbanken.
Skyldighet att förvara handlingar och material
Understödstagaren är skyldig att förvara allt material som hänför sig till projektet eller verksamheten i fem år räknat från den 31 december det år då förvaltningsmyndigheten har betalat den sista avgiften till understödstagaren. Exempel: Om den sista raten har betalats till understödstagaren den 31 oktober 2024 ska understödstagaren bevara materialet fram till den 31 december 2029.
Materialet och handlingarna ska förvaras så att de utan svårighet kan kontrolleras vid eventuella framtida kontroller.
Kontrollerna utförs inte bara av förvaltningsmyndigheten utan även av revisionsmyndigheten för fonderna och av EU-organ. Kontrollerna kan äga rum flera år efter det att projektet eller verksamheten avslutats.
Utnyttjande och utvärdering av resultaten
De produkter och resultat som uppnåtts i projektet ska efter att projektet avslutats utnyttjas i understödstagarens egen organisations verksamhet och dessutom ska man även sträva efter att sprida dem till andra aktörer.
Även uppnådda resultat ska utvärderas. Vid utvärderingen kan man till exempel använda innehållsanalys, temaintervjuer, utvärderingsenkäter eller utvärderingsworkshops. Både understödstagaren och överföringsmottagarna, företrädarna för målgruppen och styrgruppen bör delta i utvärderingarna. En extern utvärdering av projektet kan också göras.
En extern aktör utför dessutom halvtidsutvärderingen och den slutliga utvärderingen av fondens program. Understödstagaren är skyldig att vid behov delta i genomförandet av utvärderingarna.
Skyldigheter i fråga om anläggnings- och fast egendom som förvärvats
Anläggnings- och fast egendom omfattas av särskilda skyldigheter vad gäller EU:s synlighet. Skyldigheterna beskrivs på sidan Kommunikation. Skyldigheten gällande EU:s synlighet ska beaktas även efter att projektperioden upphört.
Den egendom som ska förvärvas ska tas upp i bokföringen över anläggningstillgångar samt avskrivningarna i avskrivningsplanen enligt organisationens egna anvisningar. Över egendom som förvärvats med stöd av EU ska det också föras en uppdaterad platsförteckning.
Drifttidsskyldigheterna för anläggnings- eller den fasta egendomen fastställs i understödsbeslutet.
Ytterligare anvisningar för förvaltning av anläggnings- och fast egendom ges i förvaltningshandboken som hittas i materialbank.