Kostnadsmodeller

Vid utarbetandet av kostnadsförslaget för projektet ska sökanden först välja den kostnadsmodell som lämpar sig bäst för projektet. Förvaltningsmyndigheten ska i utlysningsmeddelandet ange om någon av kostnadsmodellerna inte är tillgänglig för ansökan i fråga. 

Kostnadsmodellerna för projekten är: 

  • Procentuell ersättning för andra kostnader än lönekostnader, dvs. en kostnadsmodell på 40 % 
  • Procentuell ersättning för indirekta kostnader, dvs. en kostnadsmodell på 7 % 
  • Procentuell ersättning för indirekta kostnader för projekt som endast omfattar upphandlingar, dvs. en kostnadsmodell på 1 % 
  • Engångsersättning 

Den sökande väljer en lämplig kostnadsmodell för projektet och väljer därefter rätt ansökningsblankett. Den sökande ger i ansökan ett förslag till kostnadsmodell för projektet. 

Anmärkningar om kostnadsmodellerna: 

  • Förvaltningsmyndigheten fattar ett slutligt beslut om den kostnadsmodell som ska användas i projektet som en del av understödsbeslutet.  
  • Kostnadsmodellen kan inte ändras under projektets gång.  
  • Om understödet överförs till projektpartnerna använder den sökande och projektpartnerna samma kostnadsmodell.  

Syftet med kostnadsmodellerna är att underlätta förvaltningen av projektet. 

Syftet med kostnadsmodellerna är att förenkla projektförvaltningen. De syftar till att  

  • minska understödstagarens arbetsbörda, särskilt i rapporteringsskede  
  • påskynda handläggningen av ansökningar om utbetalning  
  • minska behovet av ytterligare utredningar.  

I EU:s fonder inom området för inrikes frågor används tre olika kostnadsmodeller med procentuell ersättning samt en engångsersättning.  

Dessutom kan enhetskostnaderna användas för budgetering av ersättningar för lönekostnader och frivillig återbetalning. 

Nedan hittar du en närmare beskrivning av huvuddragen i varje kostnadsmodell och hur olika kostnadsslag ersätts i dem.  

Mer information om kostnadsmodellerna finns också i Handbok för sökande. 
 

Procentuell ersättning för andra kostnader än lönekostnader (en kostnadsmodell på 40 %) 

En förutsättning för användning av kostnadsmodellen är att ingen upphandling som ingår i projektet överstiger det nationella tröskelvärdet. En förutsättning för att använda kostnadsmodellen är dessutom att projektet omfattar lönekostnader, på vilka ersättningen på 40 procent beräknas. 

Kostnadsmodellen på 40 %: 

  • Alla övriga kostnader för projektet, utom lönekostnaderna för personalen, ska ersättas i procent. Projektets lönekostnader kan budgeteras antingen som enhetskostnader eller som faktiska kostnader. 
  • Den totala budgeten för projektets övriga kostnader fastställs på basis av lönekostnaderna och motsvarar 40 procent av projektets lönekostnader. Till exempel projektets lönekostnader uppgår till 100 000 euro. Enligt modellen på 40 procent är då budgeten för övriga kostnader 40 000 euro. Projektets totala kostnader uppgår till 140 000 miljoner euro.  

Indirekta kostnader som ersätts i procent (kostnadsmodell på 7 %) 

En annan kostnadsmodell som kan väljas för att utarbeta kostnadsförslaget för projektet är en kostnadsmodell på 7 procent  

Kostnadsmodellen är ett alternativ till den s.k. kostnadsmodellen på 40 procent. Den är lämplig för projekt med enskilda upphandlingar vars uppskattade värde överstiger det nationella tröskelvärdet enligt upphandlingslagstiftningen. Den kan också användas för projekt som har lönekostnader där de övriga kostnaderna av skäl som hänför sig till projektets innehåll är så betydande att det inte är möjligt att genomföra projektet på ett ändamålsenligt sätt med hjälp av kostnadsmodellen på 40 procent. 

Kostnadsmodellen på 7 %: 

  • Den största delen av kostnaderna för projektet budgeteras och ersätts som faktiska kostnader. 
  • De indirekta kostnaderna för projektet ersätts som procentuellt belopp. De indirekta kostnadernas andel på 7 procent beräknas utifrån de faktiska kostnaderna.   

I kostnadsmodellen på 7 % kan direkta kostnader, dvs. faktiska kostnader, ersättas: 

  • Lönekostnader för projektpersonal (som enhetskostnader eller faktiska kostnader) 
  • I det innehållsmässiga genomförandet av projektet ingår följande kostnader: köpta tjänster, resekostnader, anläggningstillgångar och fast egendom (anskaffning eller hyra av maskiner och utrustning eller byggnader, konstruktioner och mark), hyreskostnader för lokaler samt material, förnödenheter och andra kostnader som hänför sig till det innehållsmässiga genomförandet av projektet 
  • Kostnader för information och kommunikation som förutsätts av projektet 
  • Kostnader för projektets revision 

Den procentuella ersättningen på 7 procent ska täcka åtminstone följande indirekta kostnader: 

  • Kostnader för lokaler, maskiner, anordningar och utrustning som ställts till projektpersonalens förfogande 
  • Kostnader för ekonomiförvaltning, allmän förvaltning och kontor 
  • Avgifter för deltagande av projektpersonalen i utbildningar och seminarier 
  • Kostnader för projektpersonalens företagshälsovård 
  • Kostnader för projektets styrgrupp 

Indirekta kostnader som ersätts som procentuellt belopp för projekt som endast omfattar anskaffningar (kostnadsmodellen på 1 %) 

En tredje kostnadsmodell som kan väljas för att utarbeta kostnadsförslaget för projektet är en kostnadsmodell på 1 procent 

Kostnadsmodellen används i projekt som endast omfattar anskaffningar såsom inköp av utrustning eller informationssystem eller köpta tjänster i anslutning till dessa. 

I kostnadsmodellen på 1 % kan som direkta kostnader, dvs. faktiska kostnader, ersättas: 

  • Det innehållsmässiga genomförandet av projektet omfattar följande kostnader: anläggningstillgångar och fast egendom (förvärv eller hyra av maskiner och utrustning eller byggnader, konstruktioner och mark) samt köpta tjänster 
  • Som faktiska kostnader kan även ersättas kostnader för den information och kommunikation som förutsätts av projektet 
  • Kostnader för projektets revision, om revision krävs i understödsbeslutet 

Den procentuella ersättningen på 1 procent ska täcka åtminstone följande indirekta kostnader: 

  • Löne- och resekostnader som föranleds av förvaltningen av de anskaffningar som genomförs inom ramen för projektet 
  • Kostnader för ekonomiförvaltning, allmän förvaltning och kontor samt kostnader för lokaler som reserverats för projektets förvaltning 
  • Kostnader för projektets styrgrupp 

Engångsersättning 

En fjärde kostnadsmodell som kan väljas för att utarbeta kostnadsförslaget för projektet är en engångsersättning. 

En förutsättning för användning av kostnadsmodellen med engångsersättning är att 

  • tydliga och mätbara resultatmål och produkter kan fastställas för projektet 
  • projektets totala kostnader uppgår till högst 200 000 euro. 

För engångsersättningsprojekt: 

  • Kostnadsförslaget görs upp i ansökan enligt kostnadsmodellen på 7 procent. 
  • I motiverade fall kan projektet genomföras i delar. För varje del uppgörs ett eget kostnadsförslag. 
  • Ett detaljerat kostnadsförslag inkluderas inte i understödsbeslutet för projektet.  
  • I understödsbeslutet antecknas projektets resultatmål och produkter.  
  • Understödet betalas till projektet efter det att understödstagaren har visat att resultatmålen och produkterna har uppnåtts. 

Kostnadsmodeller för verksamhet som stöds med operativt stöd 

I den verksamhet som stöds med operativt stöd sker budgeteringen på grundval av de faktiska kostnaderna. Lönekostnaderna kan dock också budgeteras som enhetskostnader för lönekostnaderna.