Stödberättigade kostnader

Kostnadernas stödberättigande bestäms av EU-lagstiftningen, den nationella lagstiftningen, huvudsakligen statsrådets förordning om fonderna inom området för inrikes frågor samt villkoren för understödsbeslutet.  

De allmänna förutsättningarna för stödberättigande innebär att kostnaderna har orsakats av det projekt eller den verksamhet som understöds och som är nödvändiga. För att betraktas som stödberättigade ska kostnaderna 

• överensstämma med programmet och understödsbeslutet 
• vara nödvändiga och rimliga 
• ha uppkommit under genomförandetiden enligt understödsbeslutet (med undantag för den revision som krävs enligt understödsbeslutet)
• vara upptagna i understödstagarens eller stödmottagarens bokföring som kostnad för projektet eller verksamheten (gäller inte förenklade kostnadsmodeller). 
• faktiskt ha uppkommit och kunna verifieras med kostnadsverifikat (gäller inte förenklade kostnadsmodeller) 
• vara slutliga och inte innehålla någon ersättning eller återbetalning 
• utbetalda senast den dag då slutrapporten lämnas in
• Den godkända stödberättigande tiden för projektet eller verksamheten fastställs alltid i understödsbeslutet och ska iakttas. 

Kostnaderna kan i regel uppstå först efter det att understödsbeslutet har fattats, men av motiverade skäl och i undantagsfall kan kostnaderna redan ha uppkommit genom att ansökan har blivit anhängiggjord, till exempel i sådana fall att genomförandet av projektet eller verksamheten redan då har krävt vissa åtgärder. Till exempel kan det handla om att man börjar konkurrensutsätta upphandlingen.   

Inledandet av projektet eller verksamheten före understödsbeslutet sker dock alltid på sökandens egen risk.  

Faktiska kostnader 

Med faktiska kostnader, dvs. direkta kostnader, avses kostnader som ska redovisas i projektets eller verksamhetens bokföring och som faktiskt har uppstått.  

Förenklade kostnadsmodeller 

Förenklade kostnadsmodeller är kostnader som ersätts i procent, standardiserade enhetskostnader samt engångsersättningar.  

Förenklade kostnadsmodeller minskar understödstagarens arbetsmängd vid förvaltningen och rapporteringen av projektet eller verksamheten.  

Kostnader som ersätts med förenklade kostnadsmodeller behöver inte kontrolleras separat i bokföringen eller med betalningsverifikat eller specificeras. 

Kostnadsmodellen kan inte ändras under projektperioden. För projekt och verksamheter där understödet överförs till överföringsmottagarna använder alla aktörer samma kostnadsmodell. 

Procentuell kostnad 

Det finns tre olika kostnadsmodeller med procentuell ersättning (40 %, 7 % och 1 %). Procentsatsen ska beräknas på grundval av de faktiska, dvs. direkta kostnaderna. 

För kostnader som ersätts i procent används i allmänhet termen indirekta kostnader. En förutsättning för utbetalning av understöd som baserar sig på kostnader är att en godtagbar utredning om genomförandet av projektet eller verksamheten och de uppnådda resultaten har lämnats in till förvaltningsmyndigheten.  

Enhetskostnader 

Med enhetskostnader avses ersättning av lönekostnader på basis av standardenhetskostnader eller ersättning av kompensation för frivillig återresa med särskilt fastställda enhetskostnader. 

Då lönekostnaderna ersätts som enhetskostnader, baserar sig lönekostnaderna på det timpris som fastställts genom understödsbeslutet och antalet arbetstimmar som utförts i projektet.  När det gäller kostnader ska endast antalet arbetstimmar som utförts för projektet eller verksamheten rapporteras. 

En förutsättning för utbetalning av understöd i fråga om enhetskostnaderna är att grunderna för beviljandet av ersättningen har realiserats och kan verifieras.  

Engångsersättning 

I fråga om engångsersättningsprojekt eller engångsåtgärder fokuserar man endast på vilka resultat bidragstagaren har åstadkommit. En förutsättning för utbetalning av understöd är att de produkter som ligger till grund för understödet har realiserats i form av helheter enligt understödsbeslutet och att de kan verifieras.