Ändringar i genomförandet av projektet eller verksamheten

Understödstagaren ska genomföra projektet eller verksamheten i enlighet med den plan och budget som bifogats understödsbeslutet. Under genomförandeperioden kan det dock uppstå situationer där man av en eller annan anledning bör avvika från den ursprungliga planen.  

Typiska förändringsbehov är till exempel  

  • förlängning av projektperioden  
  • förändringar i projektets verksamhet eller budget  
  • förändringar gällande överföringsmottagarna, det vill säga projektpartnerna. 

Betydande ändringar förutsätter alltid ändringsansökan och ändring av understödsbeslutet. Om understödstagaren är osäker på behovet av ändringsansökan, lönar det sig att på förhand försäkra sig om saken hos förvaltningsmyndigheten.  

Mer information om ändringar i understödsbeslutet och hur man ansöker om dem finns i förvaltningshandboken, som senare publiceras i Materialbanken. 

Sökande av ändring 

Om understödstagaren beslutar att söka ändring i understödsbeslutet, ska följande omständigheter beaktas:

  • En plan och budget enligt understödsbeslutet ändras endast om det är mycket viktigt eller nödvändigt för att uppnå de mål som ställts upp för projektet eller verksamheten. 
  • Den ändrade planen ska fortsätta att uppfylla de villkor som ursprungligen ställts för beviljande av understödet, det vill säga ansökningar om ändringar som väsentligt ändrar projektets eller verksamhetens ursprungliga karaktär eller syfte kan inte godkännas.
  • Ändringsansökan ska innehålla en tydlig motivering till ändringen.
  • Ansökan om ändring ska lämnas in till förvaltningsmyndigheten senast en månad före utgången av den tid då projektet eller verksamheten ska genomföras.
  • En förutsättning för att kostnader enligt ändringen ska berättiga till stöd är att ansökan om ändring skickas till förvaltningsmyndigheten innan ändringarna genomförs och innan kostnaderna för ändringen har uppkommit.
  • Man ska förutse ändringsbehov och det rekommenderas att man som datum för ikraftträdande av de föreslagna ändringarna ställer första dagen i följande rapporteringsperiod eller första dagen följande månad.
  • I fråga om projekt eller verksamheter som finansieras genom engångsersättning kan endast genomförandetiden ändras.
  • Ändringsbehovet och ansökningarna om ändringar ska behandlas i projektets styrgrupp innan ansökan om ändringar skickas till förvaltningsmyndigheten.
     

Ändringsansökan  

Den som ansöker om understöd fyller i ändringsansökan och sänder den till förvaltningsmyndigheten en månad före ändringarnas ikraftträdande. 

Efter att ha mottagit ändringsansökan bedömer förvaltningsmyndigheten 

  • huruvida ändringarna är godtagbara och  
  • huruvida de föreslagna ändringarna kräver en ändring av understödsbeslutet.  

Ett beslut om ändring av understödsbeslutet gällande den godkända ändringen ska skriftligen tillställas understödstagaren.