Understödstagaren ska regelbundet rapportera om hur projektet eller verksamheten framskrider. På detta sätt kan man försäkra sig om att projektet eller verksamheten genomförs i enlighet med understödsbeslutet. Rapporteringen är en förutsättning för utbetalning av understödet. 

Rapporteringen är också ett utmärkt övervaknings- och utvärderingsverktyg för understödstagaren.  

Rapporteringen sker i regel var sjätte månad och antalet rapporter som ska lämnas in beror på projektets eller verksamheters längd. Understödstagaren rapporterar via ett av den förvaltande myndigheten godkänt elektroniskt system för blankettfonder (EUSA2).

Tidsfristerna för rapporteringen anges i understödsbeslutet. Rapporter som inte lämnas in inom utsatt tid behandlas inte. 

Vad ska rapporteras? 

Understödstagaren rapporterar om 

  • hur projektet eller verksamheten framskrider
  • uppnåendet av de mål, resultat och indikatorer som ställts upp
  • kostnader och finansiering i samband med innehållsåtgärder som uppkommit under rapporteringsperioden.

Då man rapporterar om framstegen ska utfallet av målen och indikatorerna speglas mot målen i understödsbeslutet och budgeten. Dessutom ska man föra fram vad man lyckats med och eventuellt inte lyckats med samt beskriva orsakerna till detta. 

Om det i projektet eller verksamheten förekommer överföringsmottagare ska understödstagaren som fungerar som huvudgenomförare samordna upprättandet av rapporten. Överföringsmottagarnas kostnader ska inkluderas i samma kostnadsrapport som kostnaderna för understödstagaren som fungerar som huvudgenomförare. 

Inverkan av intäkter och annan finansiering på beloppet av det understöd som betalas ut

Om projektet eller verksamheten har haft intäkter, beräknas understödets belopp genom att intäkterna dras av från de godtagbara kostnaderna.

Om projektet eller verksamheten har fått annan offentlig eller privat finansiering som inte ingår i den finansieringsplan som godkänts i understödsbeslutet, dras den finansiering som inte ingår i understödsbeslutet av från understödets belopp.

Den övriga andelen offentlig och privat finansiering som överstiger den procentuella andelen för annan offentlig och privat finansiering av de godtagbara kostnaderna enligt den finansieringsplan som godkänts i understödsbeslutet dras av från understödets belopp.

Utbetalning av understöd

En förutsättning för utbetalning av understöd är att understödstagaren har iakttagit villkoren för understödet. 

Understödet betalas i rater och det sker retroaktivt (utom eventuellt förskott som beviljats separat genom understödsbeslutet). 

Av understödet betalas ut högst den andel av de godtagbara kostnaderna som motsvarar understödsprocenten. Understödet kan dock uppgå till högst det maximibelopp som anges i understödsbeslutet. 

Revision

Om det i understödsbeslutet förutsätts revision av projektet eller verksamheten, ska en revisionsberättelse fogas till slutrapporten. Om understödstagaren inte levererar en sådan, kan den sista understödsraten inte betalas ut.

Förskott 

Understödets första rat kan betalas i förskott, om det är motiverat med tanke på genomförandet av projektet eller verksamheten. Till offentliga samfund kan förskott betalas endast om det finns särskilda skäl till detta. En eventuell förskottsbetalning har godkänts i understödsbeslutet.

I förskott kan betalas högst 30 procent av det understöd som beviljats för projektet eller verksamheten. 

Förvaltningsmyndigheten kvitterar det betalda förskottet i samband med utbetalningen av senare understödsrater.