Kontroller och tillsyn

Den förvaltande myndigheten utför olika revisioner av projekt och verksamhet. Syftet med kontrollerna är att övervaka att understödstagaren och överföringsmottagarna, dvs. projektpartnerna, iakttar 

  • villkoren för användningen av understödet  
  • god förvaltningssed vid förvaltning av projektet eller verksamheten.

Skyldigheterna och rättigheterna att utföra inspektioner definieras i Europeiska unionens allmänna förordning samt i lagen om fonderna inom området för inrikes frågor och i statsrådets förordning.

De kontroller som förvaltningsmyndigheten utför är administrativa kontroller som utförs på grundval av inlämnade rapporter och kontroller på plats. Kontroller görs medan projekt och verksamhet pågår eller efter att de har avslutats. I regel meddelas understödstagaren i förväg om kontrollerna, men de kan också göras på basis av prövning utan att det meddelandes i förväg.  

Revisionerna gäller förvaltningen och verksamheten av projektet eller verksamheten. Vid en kontroll kan bland annat följande kontrolleras:  

  • verksamheten i allmänhet 
  • handlingar och annat material 
  • bokföringen 
  • kommunikationen och EU:s synlighet  
  • informationssystemen 
  • materielen
  • indikatorer

Vid kontrollbesöket ska allt material som hänför sig till projektet eller verksamheten vara lättillgängligt. Dessutom är det viktigt att de personer som är väsentliga med tanke på genomförandet av projektet är på plats.

Kontrollerna utförs av flera olika instanser  

Kontroller som gäller understödstagarna utförs huvudsakligen av förvaltningsmyndigheten. Dessutom kan kontroller utföras av 

  • revisionsmyndigheten för fonderna, dvs. finansministeriet  
  • Europeiska kommissionen  
  • de organ som dessa har bemyndigat.  

Andra EU-organ, till exempel Europeiska revisionsrätten, har också rätt att genomföra revisioner av projekt eller verksamheter.  

Förvaltningsmyndigheten kan också genom eget beslut bemyndiga en annan myndighet eller en oberoende revisor att utföra kontrollen. Dessutom har förvaltningsmyndigheten rätt att vid behov begära handräckning av andra myndigheter. 

Rättigheter för den som utför kontrollen 

Den som utför kontrollen har rätt att få tillträde till lokaler, byggnader eller andra platser som är av betydelse med tanke på användningen av understödet i den omfattning tillsynsuppgiften förutsätter.  

Granskaren har rätt att omhänderta handlingar och annat viktigt material när det är nödvändigt för att kontrollen ska kunna utföras på behörigt sätt.  Vid kontrollen iakttas förvaltningslagen.  

De myndigheter som utför kontroller har rätt att granska överföringsmottagarens, det vill säga projektpartnerns verksamhet på samma sätt som understödstagarens verksamhet. 

Kontroller utförs alltid någon annanstans än i lokaler som omfattas av integritetsskyddet. Till exempel i en privatpersons hem utförs inga kontroller ens med understödstagarens samtycke. 

EU:s fonder inom området för inrikes frågor omfattas av delad förvaltning, vilket innebär att ansvaret för förvaltningen delas mellan medlemsstaten och Europeiska kommissionen. Skyldigheterna och rättigheterna att utföra kontroller anges i Europeiska unionens allmänna förordning samt i lagen om fonderna inom området för inrikes frågor och i statsrådets förordning. 

Kontrollerna dokumenteras  

Alla kontroller ska dokumenteras för efterföljande kontroll. Den granskande myndigheten ska göra upp revisionsrapporter över kontrollerna, för vilka understödstagaren kan ge sitt bemötande.  

Om resultaten av kontrollerna så kräver ska ytterligare kontroller utföras och eventuella missförhållanden rapporteras vidare till de organ som förutsätts enligt bestämmelserna. 

Förvaltningsmyndighetens kontroller 

Förvaltningsmyndigheten för fonderna genomför olika kontroller av projekt och verksamheter. Kontroller på plats ska prioriteras.  

Typer av kontroller är  

  • administrativ kontroll på basis av inlämnade rapporter   
  • operativ kontroll på plats 
  • ekonomisk kontroll som utförs på plats. 

Utöver dessa kan förvaltningsmyndigheten utföra kontroller efter det att projektet eller verksamheten har avslutats också i samband med användningen av förvärvad anläggnings- och fast egendom.

Administrativ kontroll 

Förvaltningsmyndigheten ska utföra en administrativ kontroll av alla rapporter som lämnas in av understödstagarna. Vid administrativa kontroller ska förvaltningsmyndigheten säkerställa att 

rapporten är korrekt, att projektet eller verksamheten framskrider, att målen och resultaten har uppnåtts samt ändamålsenligheten.  

Dessutom säkerställs att de rapporterade kostnaderna är stödberättigande och att de överensstämmer med understödbeslutet. 

Operativ kontroll på plats 

Vid operativa kontroller säkerställer förvaltningsmyndigheten att understödstagaren genomför projektet eller verksamheten i enlighet med projektplanen och bestämmelserna samt använder understödet i enlighet med understödsbeslutet.  

Vid operativ kontroll granskas i synnerhet hur projektet framskrider, EU:s synlighet, materialet och indikatoruppgifternas tillförlitlighet och riktighet. 

Ekonomisk kontroll på plats 

Vid ekonomiska kontroller granskar förvaltningsmyndigheten kostnaderna och bokföringen samt upphandlingsförfarandena för projektet eller verksamheten.  

På så sätt säkerställs att de rapporterade utgifterna är korrekta och överensstämmer med bestämmelserna samt att de är stödberättigande. 

Revisionsmyndighetens kontroller 

De kontroller som revisionsmyndigheten utför riktar sig huvudsakligen mot förvaltningsmyndigheten.  

Revisionsmyndigheten kan också utföra kontroller av understödstagarna och överföringsmottagarna för att säkerställa att den ansvariga myndighetens verksamhet och rapportering är korrekta.

Kontroller som utförs av EU-organ 

Förutom Europeiska kommissionen kan även andra EU-organ, till exempel EU:s revisionsrätt, utföra kontroller av understödstagarna i medlemsstaterna. Kommissionen eller dess företrädare och revisionsrätten ska ha kontrollbefogenheter och dessa befogenheter ska utövas vid administrativ kontroll och kontroller på plats. 

Kontrollbefogenheterna gäller alla understödstagare och entreprenörer som arbetar med projekt samt underleverantörer.

Understödstagarna ska samarbeta fullt ut med Europeiska kommissionen och de behöriga myndigheterna när dessa fullgör sina kontrollskyldigheter. 

EU-organen utför dock inte någon kontroll av samma projekt eller verksamhet som en gång har redan granskats av den nationella revisionsmyndigheten. Detta kallas principen om samordnad granskning.