Turvaluokiteltujen tai salassa pidettävien liitteiden toimittaminen ja EUSA2-järjestelmä
EUSA2-järjestelmän kautta toimitettaviin liitetiedostoihin on määritelty uusi tarkentava ohjeistus. Kaiken järjestelmän kautta toimitettavan tiedon tulee olla julkista. Jos on tarpeen toimittaa sellaisia liitetiedostoja, jotka sisältävät turvallisuusluokiteltua tai salassa pidettävää tietoa, ne toimitetaan EUSA2-järjestelmän ulkopuolella.
Turvallisuusluokitellun tiedon osalta tämä on pysyvä toimintatapa. Salassa pidettävän tiedon osalta näin toimitaan toistaiseksi, kunnes tarvittavat auditoinnit saadaan saatettua loppuun.
EUSA2-järjestelmä otettiin käyttöön 17.1.2023 ja järjestelmän loput toiminnallisuudet otetaan käyttöön kevään 2023 aikana. Järjestelmää kehitetään jatkuvasti ja sen toiminnallisuuksia tullaan lisäämään kehitystyön kuluessa. Järjestelmän nykyisessä käyttövaiheessa kaiken siellä käsiteltävän tiedon tulee olla julkista. EUSA2-järjestelmäkoulutuksessa ohjeistettiin, että järjestelmän lomakkeisiin tallennetaan vain julkista tietoa, mutta liitetiedostot voivat sisältää salassa pidettävääkin tietoa, kunhan kyse ei ole turvallisuusluokitellusta tiedosta. Tarkennamme nyt ohjeistusta siten, että toistaiseksi myös järjestelmään tallennettavien liitetiedostojen tulee sisältää vain julkista tietoa.
Jos on tarpeen toimittaa sellaisia liitetiedostoja, jotka sisältävät turvallisuusluokiteltua tai salassa pidettävää tietoa, ne toimitetaan EUSA2-järjestelmän ulkopuolella. Turvallisuusluokitellun tiedon osalta tämä on pysyvä toimintatapa. Salassa pidettävän tiedon osalta näin toimitaan toistaiseksi, kunnes tarvittavat auditoinnit järjestelmään saadaan saatettua loppuun. Salassa pidettäviä tietoja voivat olla mm. palkkatiedot, terveydentilaa koskevat tiedot sekä hankintojen liikesalaisuuksiksi määriteltävät tiedot. Palkkatietojen salassa pidettävyyden takia niitä hankkeita ja toimintoja, jotka ovat valinneet tosiasialliset palkkakustannukset, ohjeistetaan erikseen siitä, miten palkkatietoja ilmoitetaan väliraportilla.
Kyseiset, salassa pidettävää tai turvallisuusluokiteltua tietoa sisältävät liitteet toimitetaan sisäministeriön kirjaamoon osoitteeseen [email protected] turvasähköpostitse. Saatesähköpostin tulee sisältää seuraavat tiedot:
- Hankkeen/ toiminnan nimi
- Avustuspäätöksellä näkyvä hankkeen tai toiminnan numero eli esimerkiksi VN/17542/2022 tai VN/17560/2022. Huom. Ei siis EUSA2-järjestelmän mukaista AMIF-, BMVI- tai ISF-alkuista hankenumeroa, sillä kirjaamo ei käytä EUSA2-järjestelmää.
- Tieto siitä, että kyseessä ovat liitetiedosto(t) ja minkä asiakirjan liitetiedostoista on kyse. Esimerkiksi ”Ohessa toimitamme ensimmäisen väliraportin liitetiedoston,”
- Tieto siitä, että kyseessä olevat asiakirjat sisältävät salassa pidettävää tai turvallisuusluokiteltua tietoa. Esimerkiksi: ”Liitteenä oleva hankintasopimus on salassa pidettävä, koska se sisältää toimittajan liikesalaisuuksia.”
- Voitte lisäksi lisätä tiedon, että kyseessä on EUSA-rahastoihin liittyvä asiakirja tai mainita kyseisen rahaston. Tämä ei kuitenkaan ole välttämätöntä.
Väliraporttien liitteet, jotka sisältävät vain julkista tietoa, toimitetaan koulutuksessa ja ohjeistuksella neuvotulla tavalla:
- Hankintaan liittyvät liitteet lisätään väliraportin täyttämisen yhteydessä Hankinta-välilehdellä.
- Muut liitteet lisätään kyseisen raportin omalle Perustiedot ja liitteet -välilehdelle. (Huom. ei siis hankkeen yleiselle Perustiedot ja liitteet -välilehdelle.) Kyseinen välilehti näkyy, kun väliraportista on tallennettu ensimmäinen luonnosversio. Liitteen voi lisätä ennen väliraportin lähettämistä tai heti lähettämisen jälkeen.
Tämä ohjeistus koskee vain EUSA2-järjestelmää ja sitä jo tässä ensimmäisessä vaiheessa käyttäviä tahoja.
Lisätietoja:
erityisasiantuntija Elina Sillanpää, p. 0295 488 266, [email protected]
