Leverans av säkerhetsklassificerade eller sekretessbelagda bilagor och EUSA2-systemet
EUSA2-systemet togs i bruk den 17 januari 2023 och systemets resterande funktioner tas i bruk under våren 2023. Systemet utvecklas kontinuerligt och man kommer att utöka dess funktioner i takt med att utvecklingsarbetet framskrider. I detta skede av användningen av systemet ska alla uppgifter som behandlas i det vara offentliga.
I utbildningen om EUSA2-systemet anvisades att endast offentliga uppgifter ska registreras på systemets blanketter, men att bilagorna också kan innehålla sekretessbelagda uppgifter, så länge det inte är fråga om säkerhetsklassificerad information. Vi preciserar nu anvisningarna så, att också de bilagor som registreras i systemet tills vidare endast ska innehålla offentliga uppgifter.
Om det finns behov av att leverera sådana bilagor som innehåller säkerhetsklassificerad eller sekretessbelagd information, ska de levereras utanför EUSA2-systemet. När det gäller säkerhetsklassificerad information är detta tillvägagångssätt permanent. När det gäller sekretessbelagd information förfars på detta sätt tills vidare, tills behövliga revideringar slutförts. Sådana sekretessbelagda uppgifter kan till exempel utgöras av löneuppgifter, uppgifter om hälsotillstånd samt uppgifter inom upphandlingar som fastställs som affärshemligheter. På grund av att löneuppgifter är sekretessbelagda ges de projekt och verksamheter som valt faktiska löneutgifter separata anvisningar om hur löneuppgifterna meddelas på mellanrapporten.
Bilagorna i fråga som innehåller sekretessbelagda eller säkerhetsklassificerade uppgifter ska sändas till inrikesministeriets registratorskontor på adressen [email protected] med krypterad e-post. E-postmeddelandets följebrev ska innehålla följande uppgifter:
- Projektets/verksamhetens namn.
- Projektets eller verksamhetens nummer på understödsbeslutet, dvs. till exempel VN/17542/2022 eller VN/17560/2022. OBS! Alltså inte det projektnummer enligt EUSA2-systemet som börjar med AMIF, BMVI eller ISF, eftersom registratorskontoret inte använder EUSA2-systemet.
- Uppgift om att det är fråga om bilagor och vilket dokument bilagorna hänger samman med. Till exempel "Bifogat sänder vi bilagan till den första mellanrapporten".
- Uppgift om att handlingarna i fråga innehåller sekretessbelagda eller säkerhetsklassificerade uppgifter. Till exempel: "Bifogade upphandlingsavtal är sekretessbelagt, eftersom det innehåller leverantörens affärshemligheter."
- Dessutom kan ni bifoga uppgift om att det är fråga om en handling som har samband med EUSA-fonderna eller nämna vilken fond det är fråga om. Detta är dock inte nödvändigt.
De bilagor till mellanrapporterna som endast innehåller offentliga uppgifter levereras på det sätt som angetts i utbildningen och i anvisningarna:
- De bilagor som har samband med en upphandling infogas i samband med att mellanrapporten fylls i under fliken Upphandling.
- Övriga bilagor infogas under rapportens egen Basfakta och bilagor-flik. (OBS! Alltså inte under projektets allmänna Basfakta och bilagor-flik.) Den berörda fliken syns när ett första utkast av mellanrapporten har sparats. Bilagan kan infogas före mellanrapporten sänds eller genast efter det att den sänts.
Ytterligare information:
specialsakkunning Elina Sillanpää, tfn 0295 488 266, [email protected]
