Dataskydd och behandling av personuppgifter för programperioden 2021–2027

Förvaltningsmyndigheten för EU:s fonder inom området för inrikes frågor behandlar personuppgifter som hänför sig till dess verksamhet i enlighet med principerna om uppgiftsskydd.

Personuppgifter som lämnas in behandlas inte för andra än de angivna ändamålen och det finns en lagstadgad grund för behandlingen.

Vilka personuppgifter samlas in inom EUSA-fonderna?

Inom EU:s fonder inom området för inrikes frågor (EUSA-fonderna) samlar man in de uppgifter som hänför sig fondernas program, genomförandeplaner, sökande och mottagare, ansökningar, projekt och verksamheter som ska stödjas, understödsbeslut, utbetalning av understöd, utförda kontroller och återkrav som behövs för det nationella genomförandet av AMIF-, BMVI- och ISF-fonderna.

I informationssystemet lagras dessutom uppgifter om förvaltningen och kontrollen av fonderna. Dessa uppgifter omfattar även personuppgifter. De personuppgifter som i huvudsak samlas in registreras i statsrådets gemensamma ärendehanteringssystem VAHVA som inrikesministeriet använder. En del av informationen offentliggörs även på webbplatsen för EUSA-fonderna.

I ärendehanteringssystemet lagras följande personuppgifter:

Den sökandes namn och FO-nummer
understödstagarens namn och FO-nummer
Namn, e-postadress, telefonnummer för kontaktpersonen för ansökan och dennes ersättare
Namn, e-postadress och telefonnummer för kontaktpersonen för olika dokument (till exempel ansökan om utbetalning, övervakningsrapport, slutrapport, begäran om omprövning)
Uppgifter om projektstyrningsgruppens sammansättning
Uppgifter som preciserar de ekonomiska uppgifterna om ansökan om och utbetalning av understöd, särskilt löneuppgifter
Namn på dem som undertecknat handlingarna och deras roll i organisationen

Namn, nationalitet och födelsedatum för den sökande och understödstagarens förmånstagare (som verkliga förmånstagare i företaget betraktas personer som direkt eller indirekt genom ett annat företag äger mer än 25 procent av aktierna i företaget; som verkliga förmånstagare i en ideell förening betraktas styrelsemedlemmar som är införda i föreningsregistret; som faktiska förmånstagare i ett religionssamfund betraktas styrelsemedlemmar som är införda i registret över religiösa samfund; som faktiska förmånstagare i stiftelser betraktas styrelsemedlemmar och medlemmar i förvaltningsrådet som är införda i stiftelseregistret)

Andra personuppgifter som ingår i den sökandes och understödstagarens ansökan och i ansökan om utbetalning eller i handlingar som sänts som bilaga till dessa (bland annat huvudböcker och fördelningslönerapporter)

Följande personuppgifter lagras i filer utanför ärendehanteringssystemet:

Anmälningslistor för tillställningar som anordnas av fonderna: personnamn, organisation som personen representerar, e-postadress, eventuell specialdiet vid servering
Deltagarlistor över tillställningar som anordnas av fonderna: personnamn, organisation som personen representerar, e-postadress
Kontaktlistor för ansökningar och understödsberättigade projekt: organisationens namn, kontaktpersonens namn, e-postadress och telefonnummer

På webbplatsen publiceras följande uppgifter som innehåller personuppgifter:

Projektlistor: organisationens namn och organisationens e-postadress eller kontaktpersonens e-postadress, om organisationens allmänna e-postadress inte har anmälts till förvaltningsmyndigheten
Uppgifter som delas med övervakningskommittén
Förteckning över övervakningskommitténs ledamöter

I vilket syfte samlas personuppgifter in?

För att EUSA-fonderna ska kunna förvaltas i enlighet med reglerna krävs insamling av ovannämnda personuppgifter. Personuppgifter samlas in för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter när det gäller förvaltning och kontroll av fonderna.

Inom EUSA-fonderna bygger insamlingen av uppgifter på

lagen om EU:s fonder inom området för inrikes frågor under programperioden 2021–2027 (1125/2021)
statsrådets förordning om fonderna inom området för inrikes frågor under programperioden 2021–2027 (119/2022)
EU-förordningarna om fonderna, förordningarna (EU) 2021/1060, (EU) 2021/1147, (EU) 2021/1148, 2021/1149.

Den sökande och understödstagarna tillfrågas i ansökan om utbetalning om sådana uppgifter som är väsentliga med tanke på beviljandet av understödet, utbetalningen och övervakningen av understödet. Personuppgifter kan bland annat användas för att visa att vissa personer faktiskt arbetar med projektet eller deltar i genomförandet av det.

Personuppgifter som lagras i ärendehanteringssystemet behövs också för att ge de sökande information, anvisningar och rådgivning i anslutning till ansökan om understöd och understödstagarna i samband med projektförvaltningen. Fondens förvaltningsmyndighet ska för eget bruk upprätta en kontaktlista i detta syfte över de uppgifter som lämnats in.

Vid tillställningar som anordnas av fonderna ombeds att man anmäler sig per e-post eller via ett separat elektroniskt verktyg för att till exempel reservera lämpliga utrymmen för tillställningen. För att planera ett lyckat innehåll är det ibland också nödvändigt att i förväg känna till vissa uppgifter om deltagarna. Vid tillställningarna samlas deltagarlistor in för att visa att personerna faktiskt deltog i evenemanget och för att fastställa antalet deltagare i tillställningen.

I samband med att projektuppgifterna publiceras på webbplatsen och på de projektlistor som finns på webbplatsen publiceras e-postadressen till den kontaktperson som projektet har uppgett, om kontaktpersonens e-postadress är den enda kontaktadress som anges i ansökan.

Om en organisations e-postadress anges i ansökan, publiceras den i stället för kontaktpersonens e-postadress.

En projektrepresentant kan när som helst begära att e-postadressen tas bort från fondernas webbplats genom att kontakta fondens förvaltningsmyndighet.

Vem behandlar personuppgifter och till vem kan vi lämna ut personuppgifter?

Uppgifter om fonder som registrerats i ärendehanteringssystemet och i filer utanför det behandlas av representanter för fondernas förvaltningsmyndighet vid inrikesministeriets enhet för internationella ärenden samt vid förvaltnings- och utvecklingsavdelningen vid behandlingen av ansökningar eller utbetalningsansökningar.

Dessutom behandlas uppgifterna av projektgranskare, dvs. finansministeriets controllerfunktion, som är fondens revisionsmyndighet, samt av Europeiska kommissionen, Europeiska revisionsrätten, Statens revisionsverk eller aktörer som utför externa revisioner som bemyndigats av nämnda instanser. Granskarna har rätt att behandla uppgifter från EUSA-fonderna på grundval av sin kontrollsrätt.

Uppgifterna kan också behandlas av aktörer som utsetts av förvaltningsmyndigheten eller av ovan nämnda projektgranskare och som utför utvärderingen av fondernas program samt av de medlemmar och ersättare som utsetts till fondens övervakningskommitté, om behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att övervakningskommittén ska kunna sköta sina uppgifter.

Uppgifter om utbetalningen av understödet behandlas dessutom av tjänstemännen vid inrikesministeriets förvaltnings- och utvecklingsavdelning samt av vederbörande arbetstagare vid servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet).

I samband med upprätthållandet av systemet och utredningen av felsituationer av olika slag kan uppgifterna behandlas av den instans som ansvarar för upprätthållandet av systemet. I vissa situationer kan uppgifterna behandlas av systemleverantörerna tillsammans med den enhet som ansvarar för driften för att lösa felet.

Namnen på dem som anmält sig till de tillställningar som fonderna ordnar kan på grund av säkerhetsarrangemangen lämnas ut till personalen på den plats där tillställningen ordnas.

Vi lämnar ut personuppgifter till andra myndigheter om lagstiftningen så kräver.

Förvaring av personuppgifter och deras offentlighet

Utgångspunkten är att uppgifterna i ärendehanteringssystemet är offentliga. Uppgifternas offentlighet avgörs alltid från fall till fall med iakttagande av lagstiftningen. I systemet får inte behandlas sekretessbelagda nationella handlingar på sekretessnivå IV eller högre. Andra än offentliga handlingar kan kontrolleras separat vid kontrollbesök på projektnivå och man kan komma överens om kontrollen.

Enligt förordningen om fonderna 2021/1060 ska förvaltningsmyndigheten se till att alla handlingar som rör en verksamhet som får stöd ur fonderna förvaras i fem år räknat från början av året efter utgången av det år då den sista utbetalningen till understödstagaren gjordes, såvida inte en längre förvaringsperiod krävs enligt nationell lagstiftning eller lagstiftningen om statligt stöd.

Vid behandlingen av personuppgifter iakttas offentlighetslagen, dataskyddslagen och EU:s dataskyddsförordning.

Mer information om dataskydd vid inrikesministeriet finns på inrikesministeriets webbplats

Mer information om dataskydd och behandling av personuppgifter inom EUSA-fonderna ges av Nina Routti-Hietala, tfn 0295 488 242, [email protected].