Avslutande av projektet eller verksamheten

Denna anvisning gäller avslutande av projekt som får finansiering för programperioden 2021–2027.

Att avsluta ett projekt eller en verksamhet är ett viktigt steg i förvaltningen och det är bra att avsätta tillräckligt med tid och mänskliga resurser. När tiden för genomförande av projektet närmar sig sitt slut, ska understödstagaren säkerställa att behövliga åtgärder hinner vidtas inom genomförandetiden och enligt budgeten. Dessutom är det bra att komma ihåg att även om slutrapporteringen sker efter att projektet avslutats, ska uppgifterna organiseras så att också slutrapporteringen genomförs i enlighet med regler och anvisningar.

Utarbetande och inlämnande av slutrapporten

En slutrapport ska utarbetas efter det att projektet eller verksamheten avslutats. I slutrapporten

• rapporteras den sista rapporteringsperioden
• rapporteras genomförda åtgärder och resultat i sin helhet
• bedöms genomslagskraften
• redogörs för hur resultaten blir kvar vid liv efter projektperioden
• rapporteras om faktiska helhetskostnader
• rapporteras faktiska finansieringsandelar.

Innan slutrapporten lämnas in ska det säkerställas att alla kostnader (inklusive kostnader för eventuell revision) har betalats innan slutrapporten lämnas in.

Understödstagaren lämnar in slutrapporten till förvaltningsmyndigheten inom två månader efter det att projektet eller verksamheten har avslutats. Den exakta tidsfristen nämns i understödsbeslutet. 

Revision 

Om det i understödsbeslutet förutsätts projekt- eller verksamhetsspecifik, ska revisionen utföras av en utomstående revisor och revisionsberättelsen ska fogas till slutrapporten. 

För att underlätta rapporteringen har förvaltningsmyndigheten utarbetat en mall för revisionsberättelsen. Revisionsblanketten finns i Materialbanken.

Skyldighet att förvara handlingar och material

Understödstagaren är skyldig att förvara allt material som hänför sig till projektet eller verksamheten i fem år räknat från den 31 december det år då förvaltningsmyndigheten har betalat den sista avgiften till understödstagaren. Exempel: Om den sista raten har betalats till understödstagaren den 31 oktober 2024 ska understödstagaren bevara materialet fram till den 31 december 2029.  

Materialet och handlingarna ska förvaras så att de utan svårighet kan kontrolleras vid eventuella framtida kontroller. 

Kontrollerna utförs inte bara av förvaltningsmyndigheten utan även av revisionsmyndigheten för fonderna och av EU-organ. Kontrollerna kan äga rum flera år efter det att projektet eller verksamheten avslutats.

Utnyttjande och utvärdering av resultaten

De produkter och resultat som uppnåtts i projektet ska efter att projektet avslutats utnyttjas i understödstagarens egen organisations verksamhet och dessutom ska man även sträva efter att sprida dem till andra aktörer.

Även uppnådda resultat ska utvärderas. Vid utvärderingen kan man till exempel använda innehållsanalys, temaintervjuer, utvärderingsenkäter eller utvärderingsworkshops. Både understödstagaren och överföringsmottagarna, företrädarna för målgruppen och styrgruppen bör delta i utvärderingarna. En extern utvärdering av projektet kan också göras.

En extern aktör utför dessutom halvtidsutvärderingen och den slutliga utvärderingen av fondens program. Understödstagaren är skyldig att vid behov delta i genomförandet av utvärderingarna.

Skyldigheter i fråga om anläggnings- och fast egendom som förvärvats 

Anläggnings- och fast egendom omfattas av särskilda skyldigheter vad gäller EU:s synlighet. Skyldigheterna beskrivs på sidan Kommunikation. Skyldigheten gällande EU:s synlighet ska beaktas även efter att projektperioden upphört.

Det är viktigt att komma ihåg att säkerställa att den förvärvade anläggningstillgången och den förvärvade fasta egendomen har tagits emot före utgången av genomförandetiden. Den egendom som ska förvärvas ska tas upp i organisationens bokföring över anläggningstillgångar och/eller inventarieförteckning och avskrivningar i avskrivningsplanen i enlighet med organisationens egna anvisningar. Över egendom som förvärvats med stöd av EU ska det också föras en uppdaterad platsförteckning.

Drifttidsskyldigheterna för anläggnings- eller den fasta egendomen fastställs i understödsbeslutet.

Ytterligare anvisningar för förvaltning av anläggnings- och fast egendom ges i förvaltningshandboken som hittas i materialbank.