Kontroller och tillsyn

Den förvaltande myndigheten utför olika revisioner av projekt och verksamhet. Syftet med kontrollerna är att övervaka att understödstagaren och överföringsmottagarna, dvs. projektpartnerna, iakttar

villkoren för användningen av understödet
god förvaltningssed vid förvaltning av projektet eller verksamheten.

Skyldigheterna och rättigheterna att utföra inspektioner definieras i Europeiska unionens allmänna förordning samt i lagen om fonderna inom området för inrikes frågor och i statsrådets förordning.
Förvaltningsmyndigheten behandlar de rapporter som lämnas in av understödstagaren. Förvaltningsmyndigheten ska säkerstalla att rapporten är korrekt, att projektet eller verksamheten framskrider samt ändamålsenligheten.

I vissa rapporter görs en noggrannare administrativ kontroll t.ex. i fråga om verifieringen av att kostnaderna är stödberättigande, i fråga om noggrannare framsteg eller i fråga om överensstämmelsen med understödsbeslutet, varvid förvaltningsmyndigheten begär handlingar skriftligen.

Dessutom förvaltningsmyndigheten utför kontroller på plats.

Kontroller på plats

Kontroller på plats görs medan projekt och verksamhet pågår eller efter att de har avslutats. I regel meddelas understödstagaren i förväg om kontrollerna, men de kan också göras på basis av prövning utan att det meddelandes i förväg.

Revisionerna gäller förvaltningen och verksamheten av projektet eller verksamheten. Vid en kontroll kan bland annat följande kontrolleras:

verksamheten i allmänhet
handlingar och annat material
bokföringen
kommunikationen och EU:s synlighet
informationssystemen
materielen
indikatorer

Vid operativa kontroller säkerställer förvaltningsmyndigheten att understödstagaren genomför projektet eller verksamheten i enlighet med projektplanen och bestämmelserna samt använder understödet i enlighet med understödsbeslutet.
Vid operativ kontroll granskas i synnerhet hur projektet framskrider, EU:s synlighet, materialet och indikatoruppgifternas tillförlitlighet och riktighet.

Vid ekonomiska kontroller granskar förvaltningsmyndigheten kostnaderna och bokföringen samt upphandlingsförfarandena för projektet eller verksamheten. På så sätt säkerställs att de rapporterade utgifterna är korrekta och överensstämmer med bestämmelserna samt att de är stödberättigande.

Vid kontrollbesöket ska allt material som hänför sig till projektet eller verksamheten vara lättillgängligt. Dessutom är det viktigt att de personer som är väsentliga med tanke på genomförandet av projektet är på plats.

Utöver dessa kan förvaltningsmyndigheten utföra kontroller efter det att projektet eller verksamheten har avslutats också i samband med användningen av förvärvad anläggnings- och fast egendom.

Kontrollrapporter ska upprättas över kontroller på plats.

Kontrollerna utförs av flera olika instanser

Kontroller som gäller understödstagarna utförs huvudsakligen av förvaltningsmyndigheten.

Dessutom kan kontroller utföras av

revisionsmyndigheten för fonderna, dvs. finansministeriet
Europeiska kommissionen
de organ som dessa har bemyndigat.

Andra EU-organ, till exempel Europeiska revisionsrätten, har också rätt att genomföra revisioner av projekt eller verksamheter.

Förvaltningsmyndigheten kan också genom eget beslut bemyndiga en annan myndighet eller en oberoende revisor att utföra kontrollen. Dessutom har förvaltningsmyndigheten rätt att vid behov begära handräckning av andra myndigheter.

Revisionsmyndighetens kontroller

De kontroller som revisionsmyndigheten utför riktar sig huvudsakligen mot förvaltningsmyndigheten.

Revisionsmyndigheten kan också utföra kontroller av understödstagarna och överföringsmottagarna för att säkerställa att den förvaltningsmyndighetens verksamhet och rapportering är korrekta.

Kontroller som utförs av EU-organ

Förutom Europeiska kommissionen kan även andra EU-organ, till exempel EU:s revisionsrätt, utföra kontroller av understödstagarna i medlemsstaterna. Kommissionen eller dess företrädare och revisionsrätten ska ha kontrollbefogenheter och dessa befogenheter ska utövas vid administrativ kontroll och kontroller på plats.

Kontrollbefogenheterna gäller alla understödstagare och entreprenörer som arbetar med projekt samt underleverantörer.

Understödstagarna ska samarbeta fullt ut med Europeiska kommissionen och de behöriga myndigheterna när dessa fullgör sina kontrollskyldigheter.

EU-organen utför dock inte någon kontroll av samma projekt eller verksamhet som en gång har redan granskats av den nationella revisionsmyndigheten. Detta kallas principen om samordnad granskning.

Rättigheter för den som utför kontrollen

Den som utför kontrollen har rätt att få tillträde till lokaler, byggnader eller andra platser som är av betydelse med tanke på användningen av understödet i den omfattning tillsynsuppgiften förutsätter.

Granskaren har rätt att omhänderta handlingar och annat viktigt material när det är nödvändigt för att kontrollen ska kunna utföras på behörigt sätt. De myndigheter som utför kontroller har rätt att granska överföringsmottagarens verksamhet på samma sätt som understödstagarens verksamhet. Vid kontrollen iakttas förvaltningslagen.

Kontroller utförs alltid någon annanstans än i lokaler som omfattas av integritetsskyddet. Till exempel i en privatpersons hem utförs inga kontroller ens med understödstagarens samtycke.

Kontrollerna dokumenteras

Alla kontroller ska dokumenteras för efterföljande kontroll. Den granskande myndigheten ska göra upp revisionsrapporter över kontrollerna, för vilka understödstagaren kan ge sitt bemötande.

Om resultaten av kontrollerna så kräver ska ytterligare kontroller utföras och eventuella missförhållanden rapporteras vidare till de organ som förutsätts enligt bestämmelserna.